Categorieën
leiderschap

Leiderschap coaching: Onze coaching e-tools

1. Forced Choice™

Een Grafisch voorbeeld van de Forced Choice™ methode voor het vastleggen van doelstellingen aan het begin van de rit. Maandelijks geef je aan “hoeveel %” van elke spie van je taart je reeds ‘gerealiseerd’ hebt (= opgegeten hebt)

2. Een grafisch voorbeeld van een Competence Grid™

Elke kleur stelt een competentie voor.
Zelf herteken je maandelijks deze Grid.
Als deelnemer kan je verschillende mensen online uitnodigen om hen te vragen hoe zij jou zien.
Je doel wordt telkens een “werkcompetentie te kiezen uit kwadrant 2, die je de volgende maanden “omhoog” zal coachen!

Wij bieden dit instrument ook aan in 360° feedback én in 720° feedback, waardoor de deelnemer input uit zijn omgeving krijgt en zo zijn eigen “blinde vlekken” leert ontdekken.

3° Competence Tracer™

 

Door dit maandelijks self-assessment, en je maandelijkse bespreking met je externe coach, word je snel bewust van je sterkten en werkpunten.

Het belangrijkste gevolg is dat je leert begrijpen hoe je omgeving (context) jouw beïnvloedt én vooral hoe jij je omgeving kan beïnvloeden.

4° Solution skill Trainer™

De grote uitdaging in elk veranderingstraject is: Hoe maak ik van deze verandering, van dit nieuwe gedrag, een nieuwe GEWOONTE. Om dit proces van gewoontevorming te ondersteunen, ook lang na het beëindigen van de begeleiding, ontwikkelde Coachteam® de Solution Skill Trainer™. Dit online e-tool helpt de deelnemers om d.m.v. oplossingsgeichte vragen hun competentie over de tijd heen dieper en dieper in te wortelen in hun automatische reflexen, ook tijdens periodes van stress.

Doordat zij zelf naast hun officiële coach enkele buddies (in 360° of zelfs 720°) kunnen uitnodigen om hun evolutie mee op te volgen en input te geven, stijgt de kwaliteit en de intensiteit van het leerproces, en vermindert de kans om een bepaalde focus na een tijdje te verwaarlozen.

5° Competence Mentor™

Weerstand tegen verandering wordt veroorzaakt door de angst iets waardevols te verliezen. Wij ontwikkelden een instrument om te identificeren waar de weerstand voor verandering vandaan komt en een visuele “garantie” in te bouwen die deze vrees inperkt of zelfs doet verdwijnen, waardoor verandering sneller tot stand komt. De Competence Mentor™ laat toe om evenwicht te krijgen tussen verandering en de oerdrang van mensen naar stabiliteit.

Geïnteresseerd in onze leiderschap coaching? Vraag uw persoonlijke offerte aan.

Categorieën
leiderschap

Leiderschap coaching: begeleidingsprogramma opleiding leidinggevenden

Elke deelnemer krijgt een online elektronisch werkboek waarin hij zijn eigen doelstellingen, verwachtingen en deze van de werkgever noteert. Aan de hand van deze doelstellingen wordt gedurende de eerste sessie in samenspraak met de directe chef en HRM, bepaald welke doelstellingen bereikt dienen te worden en welke competenties de deelnemer wenst te ontwikkelen. Hij beoordeelt (self-assessment) zichzelf hierop maandelijks aan de hand van de (720°) Competence Grid™ van Coachteam®. Samen met zijn coach zal hij gedurende zijn maandelijkse individuele werksessie (+/- 120 minuten) op Coachteam, aan de hand van webcam-opnames, video -opnames en feedback van zijn collega’s, begeleid worden tot hij de aangeleerde vaardigheden onder de knie heeft en inbouwt in zijn gedrag tot gewoonten en een nieuwe attitude.

  • Tussen elke werkmeeting, zal de deelnemer zijn persoonlijk actieplan en opvolging online registreren en de besproken werkpunten inoefenen en uitwerken.
  • Na elke meeting maakt de deelnemer een korte online samenvatting van zijn actiepunten en evolutie.
  • Voor elke meeting, bereidt de deelnemer online zijn meeting voor en evalueert zijn eigen evolutie aan de hand van korte open vragen en zijn maandelijkse Competence Grid™ Online.

De 12 pijlers van ons programma zijn:

1. SMART Doelstellingen

Door het definiëren van duidelijke (SMART) doelstellingen en verwachtingen bij het begin van de coaching én door het definiëren van de competenties die de deelnemer wil ontwikkelen, krijgt het begeleidingstraject structuur. Zowel de doelstellingen van de deelnemer als die van zijn management en bedrijf worden gedefinieerd.

  • Volgens de Forced Choice™ voor het verloop van de coaching. Deze worden weergegeven in de vorm van een taartgrafiek
  • Maandelijks evalueert de deelnemer welk % van elke doelstelling reeds werkt bereikt. Dit wordt weergegeven in steeds kleiner wordende stukken op de taartgrafiek
  • Wanneer de deelnemer 90% van zijn vorige doelstellingen bereikte, worden nieuwe doelstellingen gedefinieerd, een nieuwe taartgrafiek gevormd totdat ook deze taart progressief “opgegeten” wordt:

2. Online werkboek:

De deelnemer krijgt een online zelf-coaching account, inclusief tools, gebruikslicentie en schema’s ontwikkeld door Coachteam®. Dit laat hem/haar toe om doelstellingen, actieplannen, opvolging en vorderingen in de competentieontwikkeling bij te houden en te volgen. Hij creëert zelf zijn “dynamisch actieplan” voor permanente ontwikkeling & verbetering.

3. 720° Competence Grid ™ online

Via een persoonlijk paswoord krijgt de deelnemer toegang tot zijn persoonlijke “My Development” pagina op onze beveiligde e-coaching website. Enkel de deelnemer heeft (naast zijn coach) toegang tot deze gegevens. De deelnemer beslist autonoom over de privacy van deze gegevens.

  • de deelnemer doet Maandelijks online een selfassessment van zijn zelf gedefinieerde competenties om zijn ontwikkelingsfocus te richten en te meten
  • de deelnemer nodigt, indien gewenst, zijn professionele en privé omgeving uit om feedback te geven over (hun perceptie van) zijn competentieontwikkeling
  • Samen met de coach wordt deze feedback gebruikt om blinde vlekken op te sporen en aandachtspunten te definiëren
  • Na 6 maanden wordt deze 720° feedback desgewenst herhaald om vorderingen te meten.
  • 720° = 360° professioneel + 360° privé
  • Respect: de deelnemer beslist zelf autonoom wie hij uitnodigt voor deze feedback oefening.
  • Elke uitgenodigde “observer” krijgt de kans om te kiezen of hij anomiem wil scoren of zichzelf bekend wil maken.
  • De “deelnemer” wordt aangemoedigd om onder begeleiding van zijn coach, de observers te ‘interviewen’ volgens de respectvolle techniek van de “oplossingsgerichte vragen”. Hierdoor leert hij de feedback van zijn omgeving interpreteren en gebruiken voor zijn persoonlijke groei. Een tweede positief neveneffect van deze techniek, is dat de observer zich “au sérieu” genomen voelt en als gevolg ook sneller een positieve evolutie zal merken en zelfs ondersteunen en aanmoedigen.

4. Oplossingsgerichte maandelijkse coaching sessies:

Mensen gebruiken enkel oplossingen die bij hen passen. Daarom zullen oplossingen die zij zelf vinden een hogere kans op slagen hebben dan standaard oplossingen. De coaching bestaat uit maandelijkse werksessies met de coach. Het doel van deze sessies is via oplossingsgerichte coaching de deelnemer te helpen om de gewenste competenties verder te ontwikkelen.

5. Maandelijkse Leeroefeningen

Op het einde van elke werksessie geeft de coach enkele oefeningen, leerpunten en opdrachten mee aan de deelnemer om gedurende de volgende maand te oefenen op zijn werkcompetentie van dat moment.

6. Feedback-Leren

Gedurende het coaching traject kiest de deelnemer in samenspraak met zijn coach enkele van zijn beoordeelaars van de 720° feedback oefening voor een uitgediept feedback interview. De interviewtechniek wordt aangeleerd door de coach. Doel van deze oefening is te leren begrijpen hoe anderen de deelnemer zien in zijn/haar ontwikkeling en van uit deze informatie te leren. Doel van deze techniek is het ontdekken welke criteria collega’s en anderen hanteren en hieruit te leren voor de eigen competentieontwikkeling.

7. Succesmodellering

De deelnemer zoekt in zijn/haar omgeving modellen van mensen die bepaalde competenties beter beheersen. Door modellering, eventueel aangevuld met een “succesinterview” leert de deelnemer deze competentie zelf beter op te bouwen.

8. Oplossingsgerichte Vragen

De rode draad van de begeleiding is het stellen van oplossingsgerichte vragen waardoor de deelnemer leert zijn eigen oplossingen te ontdekken en anderen efficiënter te coachen.

9. Webcam & Multimedia

Webcam-Coaching laat de deelnemer toe on-site feedback op zijn eigen non-verbale en verbale taal te krijgen. Hierdoor kan hij ONMIDDELLIJK verbeteringen in zijn gedragsstijl aanbrengen en de resultaten opnieuw beoordelen op webcam. Dit leidt tot een zeer snel en efficiënt leerproces! De maandelijkse verbeteringen worden gedocumenteerd in het persoonlijk archief van de deelnemer zodat zelf-evaluatie van de vooruitgang eenvoudig mogelijk is.

10. Maatwerk

Mensen leren competenties op het moment dat de leerspanning hoog is, m.a.w. op het moment dat ze concrete behoeften en noden hebben aan oplossingen. Daarom zal de coach oplossingen helpen ontdekken op het moment dat de deelnemer en zijn organisatie er de behoefte van aanvoelt.

11. Respect

Respect voor de wensen en verlangens van de deelnemer en zijn omgeving zijn het belangrijkste werkmiddel. Door Respect en een veilig gevoel centraal te stellen verdwijnt weerstand tegen verandering en versnelt de evolutie van de deelnemer spectaculair. Wij zullen een deelnemer NOOIT verplichten om een techniek te gebruiken waar hij niet aan toe is. Als gevolg hiervan wordt elke coaching maatwerk en een kunstwerk op zich dat er steeds anders uitziet, met uitstekende resultaten als gevolg.

12. Klassieke Trainingstechnieken

Concepten en technieken die in klassieke management trainingen en vaardigheidstrainingen worden aangeleerd, worden aangereikt aan de deelnemer op het moment dat hij er klaar voor is en ook de concrete nood voelt in de dagelijkse praktijk om deze technieken toe te passen en in te oefenen. Op deze manier voorkomt men de traditionele valkuil dat mensen veel technieken in trainingen leren die ze niet in hun eigen werkomgeving en context (kunnen) toepassen.

Referenties en bronnen:

  • Solution Focused Management cfr. het Artikel “Solution Focused Management, een nieuwe aanpak in Competence Management” van Dr. Paul Koeck in het Management Jaarboek 1998, Ed. Roularta.
  • Solution Focused Competence Management: Model ontwikkeld door Coachteam (©1996-2003) begaseerd op verschillende concepten zoals o.a.: de Forced Choice ™ methode aan de hand van de taartgrafiek voor doelstellingen, de Competence Grid ™ en de 720° feedback op basis van de 720° Competence Grid ™, oplossingsgerichte interviews, …
  • Verschillende concepten uit de klassieke management modellen zoals o.a. situationeel leiderschap, portfolio analyse, SWOT, mission statement, balanced scorecard, MBO, Communicatietheorie, Belbin, Hamel & Prakhalad, Stephen Covey, 7 habits, NLP, Peter Senge, Humberto Maturana, the 5th discipline, systeemdenken, lerende organisatie, 7s model, Pareto, Ichikawa, coaching technieken, …

Geïnteresseerd? Vraag uw persoonlijke offerte aan.

Categorieën
leiderschap

Leiderschap coaching: Opleiding diverse gespreksvormen

Opleiding diverse gespreksvormen als ondersteuning van leidinggevenden door aangepaste trainingen op het vlak van

  • slecht nieuws gesprekken
  • onderhandelen
  • coaching

Ontwerp van training in “moeilijke gesprekken”

Dag 1: het geheim van gemakkelijke gesprekken

  • Voormiddag: Wat is een “goede relatie”?
    • Verwachtingen en doelstellingen van de deelnemers
    • de 5 axiomas van de communicatie van Paul Watzlawick uit zijn baanbrekend werk “Pragmatics of Communication”
      • Waarom kan ik non-verbale communicatie niet uitschakelen?
      • Hoe leidt “Self-Fulfilling Prophecy” tot het ontstaan van agressie?
      • Hoe beïnvloed ik mijn eigen non-verbale communicatie?
      • Hoe verloopt gezonde communicatie?
    • Principe van de Circulariteit:
      • Hoe heb ik invloed op de vriendelijkheid of de agressie van mijn gesprekspartner?
      • Hoe kan ik als collega de sfeer op mijn afdeling beïnvloeden?
      • Hoe doorbreek ik de escalatie?
    • De Vicieuse Cirkel in het ontstaan van agressie
      • Hoe doorbreek ik die vicieuse cirkel?
      • Hoe kan ik de aandacht van mijn gesprekspartner richten op oplossingen i.p.v. op problemen?
      • Hoe bouw ik een constructieve samenwerking op in een gesprek?
  • Namiddag: Hoe bouw ik een “goede relatie”?
    • Inleven en meevoelen
    • Actief Luisteren
    • Verbale en non-verbale communicatie
    • Feedback in de communicatie
      • Hoe geef ik positieve feedback?
      • Hoe geef ik negatieve feedback op een positieve manier?
      • Hoe ontvang ik positieve feedback? En hoe gebruik ik deze als hefboom naar een nog betere communicatie?
      • Hoe ontvang ik negatieve feedback en buig ik deze om naar een opbouwende samenwerking voor de toekomst?
    • Rollenspelen en video-opnames
  • Oefenperiode van 2 tot 5 weken om de aangeleerde technieken in te oefenen en uit te testen, eventueel aangevuld met e-coaching via het internet

Dag 2: het geheim van moeilijke gesprekken

  • Voormiddag: Grenzen trekken
    • Herhaling vorige module
    • Ervaringen van de deelnemers en gevalbesprekingen uit hun praktijk
    • Scheid de relatie van de inhoud
      • Inhoud = grenzen trekken, doelen communiceren
      • Relatie = Respect, inlevingsvermogen, gevoelens accepteren
    • Goede voorbereiding van je grenzen is het begin
    • Oefeningen bespreken
  • Namiddag : Moeilijke Mensen
    • Wat maakt mensen « moeilijk » ?
    • vermijden van uitlokken van agressie
    • omgaan met weerstand en agressie
    • Respectvol inleven terwijl je scherpe grenzen trekt
    • Gevalsbesprekingen van de deelnemers, oefeningen en rollenspelen
  • Oefenperiode van 2 tot 5 weken om de aangeleerde technieken in te oefenen en uit te testen, eventueel aangevuld met e-coaching via het internet

Dag 3: Inoefenen van je eigen moeilijke gesprekken

  • Voormiddag: Je eigen casus spelen
    • Herhaling
    • Ervaringen en vorderingen van de deelnemers
    • Bespreken en analyseren van gevallen uit de dagelijkse ervaring van de deelnemers
    • Rollenspelen op moeilijke gevallen met video-opnames
  • Namiddag: Alle technieken op een rij
    • Voorzetten van de rollenspelen zodat elke deelnemer zijn moeilijkste “casus” kan inoefenen
    • Speciale topics:
      • Slecht nieuws gesprek
      • Overtuigen
      • Motiveren
      • Delegeren
      • Agressie ombuigen tot samenwerking
    • Actieplan voor jezelf deelnemer opstellen
    • Evaluatie van de training
  • Oefenperiode om de aangeleerde technieken in te oefenen en uit te testen, en het actieplan uit te voeren, eventueel aangevuld met e-coaching via het internet
Geïnteresseerd? Vraag uw persoonlijke offerte aan.
Categorieën
leiderschap

Leiderschap coaching: Teambegeleiding van Leidingevenden en hun teams

Teambegeleiding van leidinggevendenen hun teams rond een concrete problematiek op de werkvloer zoals het opstarten van een veranderingsproject, begeleiden van conflicten, bepalen van prioriteiten, enz …

Voorwaarden waaraan zulke case moet voldoen alvorens een begeleidingstraject een kans op slagen heeft:

  • Indien geen steun, of gebrek aan visie bij sommige stakeholders:
    • Er moet minstens één “change-champion” of “leider” zijn die de motivatie heeft en het volledige committment om het project te doen slagen
      • Indien de andere stakeholders niet gemotiveerd zijn, moet deze EERST zoeken naar GEMEENSCHAPPELIJKE DOELEN die de verschillende stakeholders binden
      • Vervolgens rond die doelen motivatie en samenwerking opbouwen én een vertrouwensrelatie
      • Streven naar kleine zichtbare of meetbare successen in deze gemeenschappelijke doelstellingen
      • Van daaruit onderhandelen met de verschillende stakeholders om een “buy-in” omtrent het belang van een grotere verandering op te bouwen en grotere doelstellingen negotieren
  • Indien wel steun
    • Definieren van duidelijke SMART doelstellingen
    • Streven naar maximale DOEL-CONGRUENTIE tussen de verschillende stakeholders
    • Projectmatige aanpak:
      • project opdelen in kleine stappen en haalbare deelprojecten
      • professionele projectplanning indien complex project
  • Competente coaching om de competentie-gaps in kaart te brengen en een ontwikkelingsplan op te stellen en te coachen
  • Leiderschap van een leider die de vaardigheden bezit in change management en omgaan met weerstand tegen verandering, aangevuld met coaching voor de ontbrekende vaardigheden
  • Realiteitszin en aanvaarding van de bestaande beperkingen in een bepaalde context
  • Creativiteit om creatieve oplossingen te zoeken die eventueel de bestaande context overstijgen
  • Oplossingegerichte attitude
  • Een aantal basisovertuigingen (soms tegen de bestaande cultuur in)
    • Waar een wil is, is een weg
    • Weerstand is geen “neen”, maar een signaal waar ik moet leren mee omgaan

Casus 1:

Voorbeeld van een casus van een leidinggevende ingenieur-expert die een team van 50 informatici en netwerkinstallateurs moest leiden in een service-omgeving. Bij de aanvang van de begeleiding, werkte de man ongeveer 14 à 16 uur per dag en besteedde 50% van zijn tijd aan het oplossen van technische problemen bij interne klanten.

Door middel van een coaching van 2 uur per maand, (methodiek beschreven in Bijlage A en B) werkten we de eerste 2 sessies aan het herdefinieren van zijn prioriteiten als leider (in tegenstelling met zijn vroegere functie als expert. Eerst leerde hij een beter Time Management, daarna leerde hij zijn instructies als leider duidelijker formuleren en meer in SMART doelstellingen te vertalen + zijn medewerkers ook effectief op te volgen in het realiseren van die doelstellingen. Na enkele maanden was zijn leiderschap aan zijn rechstreekse ondergeschikten verbeterd door betere instructies en feedback. aan zijn mensen.

In de volgende fase leerden we hem hoe hij een drietal ondergeschikten kon coachen om hun eigen mensen beter te leiden, en gelijktijdig, startte hij twee “competentie-centers” in zijn ploeg. Rond de belangrijkste competenties werd maandelijks door een team van experten (decentraal, zonder zijn rechstreekse sturing) geanalyseerd welke competenties voor hun dienstverlening het meest centraal waren en werden de experten terzake uitgenodigd om de anderen in te leiden in deze competenties.

Gevolg was dat de teams meer multifunctioneel werden en na enkele maanden iedereen zich verantwoordelijk voelde voor de bewaking van enkele competenties. In een latere fase werd gezorgd dat telkens twee mensen voldoende backup aan elkaar konden geven in elkaars competentie.

Samenvattend hebben wij enkel de Leider van het team gecoached. Hij leerde beter leiden, en coachte enkele key-medewerkers in het coachen van de competentiecentra. Na één jaar besteedde hijzelf nog maar 30% van een normale werkweek aan zijn opdracht (i.p.v. de 180% voordien) en werd enkele maanden later gepromoveerd tot een hoger niveau.

In deze begeleiding hebben wij er bewust voor gekozen om enkel met de leider te werken en niet het team te ontmoeten, om zo zijn eigen leiderschap maximaal te “empoweren”

Casus 2:

Een team van 7 bedrijven uit gans Europa (Italie, Frankrijk, Polen, België, Noorwegen, Oost-Duitsland, Nederland) met sterke culturele verschillen werd door een strategie van overnames in één groep samengebracht. Ze leverden aan analoge en soms zelfs dezelfde klanten producten uit de verschillende fabrieken, die soms zelfs elkaar beconcurreerden om aan dezelfde klant te verkopen.

De doelstelling van de opdrachtgever om synergie te creëren tussen de verschillende bedrijven en landen, en de interne conflicten en concurrentie uit te schakelen.

Middel: een driedaags seminarie residentieel met de verkoopsdirecteurs van alle bedrijven. Tijdens de inleidende maaltijd, bouwde de coach een vertrouwensrelatie op met de meest conflicterende partijen.

Bij de aanvang van het seminarie werd door enkele deelnemers gesteld dat het geen zin had om synergie te zoeken waar er geen was.

De coach nam een U-turn van 180° en herkaderde vanuit de stelling dat hij gemerkt had dat alle deelnemers intelligente leiders waren en zeker niet voor niets drie dagen van hun tijd kwamen verspelen, dus dat er wel kleine voordelen of synergien uit samenwerking te vinden zouden zijn. Er werd afgesproken om via brainstorm technieken kleine voordelen van samenwerking op te sporen.

Na de eerste creatieve ideëen, keerde de attitude van de groep langzaam van probleemgericht naar oplossingsgericht. Hierop werd verder gebouwd en tegen de derde dag, stelde elke verkoopsdirecteur 3 samenwerkingsvoorstellen (waarvan telkens één belangrijk) voor in aanwezigheid van de algemeen directeurs van de verschillende bedrijven uit de groep.

De opdrachtgever en natuurlijke projectleider werd aangesteld om de opvolging van de projecten te coördineren. Vier maanden nadien werd een opvolgworkshop van 2 dagen gepland. Ongeveer 50 % van de voorsgestelde 21 projecten werd effectief geïmplementeerd.

Op suggestie van de trainer, én in samenspraak met het hoger management, werd een projectteam opgesteld om het “bonussysteem” voor de bedrijven te herzien teneinde meer synergie te creëren tussen de bedrijven onderling.

Casus 3:

Train de Trainer training voor de trainers van de Rijkswacht in het kader van een cultuurverandering 10 jaar geleden. De trainers kregen als opdracht om de nieuwe waarden naar de ganse rijkswacht uit te dragen via hun trainingen. Aanvankelijk was er weerstand vanuit de rationalisatie: “wij moeten het hier weer eens gaan vertellen, terwijl er boven niets verandert”

De trainer herkaderde het gegeven vanuit het perspectief dat 50 trainers, met 3 dagen rechstreeks contact met ALLE werknemers, meer “macht” hadden om de cultuur te beïnvloeden dan enkele “administratieve” beslissers bij de generale staf. Aangezien de “herkadering” steunde op het reële feit dat zij meer “contacttijd” hadden, won ze langzaam veld, tot de ganse groep van trainers naar het einde toe van de vierdaagse training sterk gemotiveerd waren om hun stempel mee te drukken op de organisatie via hun trainingen.

Casus 4:

De personeelsdirecteur van een overheidsbedrijf belde naar Coachteam met de vraag om een stressbegeleiding te starten van een projectmanager die verantwoordelijk was voor een falend project ter waarde van ongeveer 3 miljoen euro. De coach suggereerde dat hij de projectleider misschien wel kon helpen terug te glimlachen, maar dat die glimlach van korte door zou zijn indien de man de volgende dag terug beseft dat hij verantwoordelijk is voor de meest zichtbare mislukking in zijn organisatie (al lag de echte oorzaak niet bij hem). Als alternatief voor een stressbegeleiding werd een competentieontwikkelingstraject voorgesteld én op het niveau van de projectleider als persoon, én (via de coaching van deze projectleider) op het niveau van het project zelf. Alle bestaande problemen werden vertaald naar “te ontwikkelen competenties”:

Probleem Competentie
Ik heb stress Ik wil de competentie stressmanagement ontwikkelen
Het top-management gelooft niet meer in dit project Hoe ontwikkel ik de competentie om terug de steun en het vertrouwen van het top-management te winnen?
Mijn projectteam gelooft er niet meer in Hoe motiveer ik mijn projectteam?
Mijn collega’s steunen dit project niet Hoe verwerf ik hun steun?

 

Gedurende 5 werksessie van 2 uur met een interval van telkens 2 weken, werd competentie per competentie onder het vergrootglas genomen. Drie maanden later zat het proces terug in een positieve spiraal en kon enkele maanden later met een beperkte vertraging van enkele weken op het vooropgestelde schema, opgeleverd worden.

***

Voor een aantal begeleidingen in de profit sector, berekenden wij aan het einde van de rit van een individuele begeleiding het Return On Investment (ROI) volgens de methode van Jack Phillips.

We berekenden de gemaakte besparingen, of gestegen winst die rechstreeks gekoppeld waren aan beslissingen tijdens de begeleiding, ten opzichte van de kosten van de begeleiding. De ROI’s schommelden tussen de 500% en 800%, wat overeenkomt met de gemiddelde resultaten uit enkele Amerikaanse studies.

Geïnteresseerd? Vraag uw persoonlijke offerte aan.

Categorieën
leiderschap

Leiderschap coaching: opleiding chef-waardeerder

Opleiding chef-waardeerder met als voornaamste topics:

  • het toelichten van het waarderingsssyteem
  • opmaken van taakafspraken
  • voeren vanevaluatiegesprekken
  • opmaken van verbetertrajecten

Tweedaagse training:

Dag 1: De Leider trekt grenzen

Voormiddag:

Resultaatsgericht Management via DOELEN en CRITERIA

  • Leiden = doelen stellen
  • Leiden = je mensen naar je doelen leiden
  • Leiden = je criteria communiceren en committment verwerven
  • Opstellen van taakafspraken
  • Vertalen van functioneringsproblemen in specifieke taakafspraken
  • Taakafspraken opvolgen
  • Plaats en doel van waarderingsgesprekken: ‘waarom helpen ze je medewerker en je stad?’

Namiddag:

De Relatie scheiden van de doelen en/of problemen

  • Grondbeginselen van leidingeven
  • Een vertrouwensrelatie als basis
  • Communicatietechnieken om het doel te scheiden van de persoon
  • Inlevingsvermogen
  • Luistervaardigheden
  • Je rol als leider versus je rol als coach

Dag 2: De Leider is ook Bege-Leider en op-volg-er

Voormiddag:

Oplossingsgericht Begeleiden tijdens een waarderingsgesprek

  • Het waarderingsverslag
  • Oplossingsgericht coachen: het gewenste gedrag VERSTERKEN
  • Oplossingsgerichte vragen stellen
  • Oplossingsgerichte tussentijdse functioneringsgesprekken
  • Rollenspelen

Namiddag:

Moeilijke grenzen trekken en doortrekken

  • Negatieve boodschappen constructief brengen: ongewenst gedrag doen STOPPEN
  • Hoe medewerkers aanmoedigen en uitnodigen om zich te herpakken?
  • Duidelijk de gevolgen tonen van niet-verandering
  • Rollenspel in moeilijke boodschappen
  • Gevalsbesprekingen van ervaringen van de deelnemers
  • Een verbetertraject opstellen

Geïnteresseerd? Vraag uw persoonlijke offerte aan.

Categorieën
leiderschap

Leiderschap coaching: Opleiding leidingevenden

Een opleidingstraject van 7 trainingsdagen en drie opvolgingsdagen verspreid over de eerste 150 werkdagen van een “jonge” leidingevende; dit opleidingsproject is een combinatie van

  • werkopdrachten voor de leidingevende
  • vorming over thema’s rond leidinggeven,
  • leren nateren van diverse gespreksvormen én
  • coaching op de werkvloer

We vatten deze opleiding op als een COACHENDE TRAINING omdat de deelnemers moeten ingroeien in hun nieuwe omgeving en functie. Ongeveer 50 % van de aandacht zal besteed worden aan het aanleren van nieuwe conepten, inzichten en vaardigheden, de overige 50 % gaat naar het inoefenen in rollenspel en videoopnames + het integreren van de aangeleerde technieken in hun dagelijkse werkomgeving.

Daarom staat de hierboven beschreven “creatieve didactische aanpak” in elke module centraal.

Daarenboven zullen de deelnemers volledig online hun eigen electronisch dageboek (met zelf-
assessment én 720° feedback van hun collega’s en omgeving) samenstellen. De grafische weergave van hun evolutie (ONLINE TOOLS, zie bijlage B) én hun persoonlijk ontwikkelingswerkboek kunnen ze uitprinten om hun werkboek en evoluties ook op papier te bundelen.

De 12 peilers van onze aanpak worden samengevat in Bijlage A

1° stap: intakegesprek van 2 uur met elke deelnemer

2° stap: Hoofdtraining van 7 trainingsdagen met een interval van 2 à 4 weken tussen elke dag. De spreiding over 150 dagen wordt in samenspraak met de opdrachtgever afgestemd.

 

Elke trainingsdag wordt als volgt opgebouwd (eerste 7 trainingsdagen)

Voormiddag: leermodules per thema

Het aansnijden van een nieuw thema met inoefenen van de vaardigheden vorlgens be beschreven “Creatieve Didactische Aanpak” in 15 stappen. Op deze manier ervaren ze een “coachende” vorm van leren en ontdekken ze zelf hun eigen oplossingen en integreren ze die beter met de theorie.

Enkele thema’s zijn:

  • Leiden van mensen
  • Situationeel leiderschap
  • Conflicthantering
  • Onderhandelen
  • Inlevingsvemogen
  • Vertrouwensrelaties opbouwen
  • Grenzen trekken
  • Moeilijke boodschappen geven
  • Oplossingsgerichte coaching
  • Oplossingegerichte vragen leren stellen
  • Evaluatiegesprekken voeren
  • Meetbare doelen leren formuleren (SMART)
  • Je lichaamstaal leren beheersen
  • Lichaamstaal leren lezen
  • Diverse gesprekstechnieken
  • Assertiviteit

De themas worden met de opdrachtgever voorgeselecteerd en tijdens de intake gesprekken

Namiddag: interactief coachen rond knelpunten en groeikansen

De Deelnemers zullen elkaar “coachen” in groepjes van 2 (wederzijdse “buddies”) volgend de aanpak die beschreven staat in Bijlage A en met behulp van de online tools zoals beschreven in bijlage B

Op deze manier zullen ze de typische problemen die vermeld staan in uw offerteaanvraag kunnen ontdekken, met elkaar bespreken en met vallen en opstaan elkaar “coachen” om oplossingen te vinden voor deze “aanpassingsmoeilijkheden”:

  • leidinggevenden werken niet automatisch in een communicatieve teamstructuur van overleg, aansturing en opvolging, terwijl zij het wél zelf moeten leren doen
  • leidinggevenden hebben een beperkt zicht in de doelstelling van de afdeling (waar moet mijn afdeling op 5 jaar staan)
  • werken met doelstellingen, taakafspraken en meetpunten blijft een moeilijk gegeven dat ze moeten leren accepteren én toch hun verantwoordelijkheid opnemen
  • aanspreken en opvolgen van medewerkers rond taakafspraken
  • de tegenstelling tussen vaktechnische opdrachten en people management
  • omgaan met gebrek aan stabiliteit in de werkomgeving
  • Veranderingen leren managen bij weerstand tegen verandering: inzicht in het proces verwerven
  • Pro-actief leren denken in een reactieve omgeving
  • Organisatiesensitiviteit ontwikkelen

Gedurende het intakegesprek en de eerste workshop, wordt vooral aandacht besteed aan het opstellen van je eigen resultaten die je op het einde van deze rit wil bereiken (MBO), door middel van de in bijlage beschreven Forced Choice™ methode.

Vervolgens definieert elke deelnemer in het verlengde van de neergeschreven competenties van de stad Antwerpen, de competenties waaraan hij wil werken. Tussen de eerste en de tweede workshop dient hij deze met zijn chef te bespreken en een keuze te maken. Deze vult hij online in in zijn “Competence Grid ™”, en telkens tussen elke trainingsdag dient hij zichzelf te herscoren op deze competenties. Dit heeft als voordeel dat zijn/haar focus scherp gericht wordt op de ontwikkeling van deze competentie.

Na de tweede workshop zal hij minstens 5 (of meer) mensen uit zijn omgeving uitnodigen om hem in 720° feedback te scoren op deze competenties. In de derde workshop zal de coaching met de buddies gericht zijn op het “verwerken” en interpreteren van deze feedback en het opstellen van een positief leerplan.

In de volgende sessies zal dit leerplan verder uitgediept worden, als voorbereiding op de kritische succes factoren die de deelnemer in een latere fase zal moeten definieren.

Methodologie:
0° de online voorbereiding van de doelstellingen voor deze namiddagsessie worden besproken.
1° deelnemers coachen elkaar in groepjes van 2 rond hun werkpunten
2° na de eerste ronde wordt het proces in plenum besproken en coacht de trainer het groepsproces om oplossingen rond bovenvermelde themas van de kleine groepjes over te dragen naar de grote groep.
3° bespreken van de gesprekstechniek en welke technieken succesvol empowerden
4° deelnemers oefenen de aangehaalde technieken in terwijl ze in omgekeerde richting coachen
5° brainstorm in groep voor het zoeken naar oplossingen op individueel niveau en oplossingen op structureel niveau
6° opstellen van het actieplan met de leeropdrachten voor de volgende weken
7° betrekken van de context in je leeropdracht: je chef, collega’s en je klant
8° thuis: samenvatting in je online werkboek

 

Intervisie:
De deelnemers houden tussen elke meeting een tussentijdse intervisie met hun “buddy” waar ze vorige keer mee oefenden, om elkaar op te volgen en aan te moedigen om hun leeropdrachten door te zetten + te oefenen in het elkaar oplossingsgericht coachen.

Succesmodelering
Elke deelnemer zal 3 leiders die hij bewondert interviewen met als doel te ontdekken welke eigenschappen en vaardigheden deze leider tot een model voor hem maken. Deze “modelleiders” moeten gespreid gekozen worden uit verschillende omgevingen: overheid, privé, non-profit, … De leerpunten worden in een verslagje doorgestuurd naar de trainer en de interne projectcoördinator.

3° stap: 3 halve dagen opvolging met een interval van een maand

De deelnemers werken elk 3 projecten uit die ze gedaan hebben waar ze een bepaalde techniek uit de training hebben kunnen succesvol toepassen. Doel is dat ze van elke “casus” de “kritische success factoren” samenvatten en aan de groep presenteren. Met behulp van de groep krijgen ze aanvullingen en op het einde, als eindwerk, geeft elke deelnemer 3 technieken af die door de interne projectbegeleider gebundeld kunnen worden tot een eigen “knowledge” base of database met “good practices” in Leiderschap binnen de Stad Antwerpen. Eventueel kunnen deze op het intranet van de stad antwerpen gebundeld worden

Intervisie:
Ditmaal wordt tussen elke workshop een intervisie georganiseerd in groepjes van 4 om elkaar te helpen bij het identificeren van de “kritische succes factoren” uit hun gevalstudies

4° Stap: Alumnivereniging

Na dit traject, wordt van de “alumni” of afgestudeerden een soort alumnivereniging gevormd met als doel de trainees mee te betrekken in het ontwerpen van gezonde leiderschapsinitiatieven in de Stad Antwerpen. De Alumni zullen ook de promotie van de “kennis-database” van de Stad Antwerpen verzorgen, en later zelf sprekers uitnodigen die om de 3 maanden een topic komen “opfrissen”

Geïnteresseerd? Vraag uw persoonlijk offerte aan.

Categorieën
pers

Werkt u wel hard genoeg?

Stress op het werk, u kent het allemaal: knikkende knieën, trillende handen, flapperende hartkleppen. En natuurlijk een droge mond, schele hoofdpijn en buikkrampen alsof u elk moment moet bevallen. Maar wat doe je eraan? De symptomen onderdrukken met kalmeermiddelen? Een stressbal tot moes knijpen? Of toch maar naar de dokter gaan, voor een doeltreffende behandeling? In dat laatste geval komt u misschien terecht bij Paul Koeck, hoofd van Coachteam in Antwerpen.
<HUMO> Vanaf wanneer kun je echt van ‘stress’ spreken, en niet van zomaar een beetje voorbijgaande spanning?
<Paul Koeck> « Mag ik eerst even opmerken dat er zowel positieve als negatieve stress is? En positieve stress is gezond! Iemand die er een kick van krijgt voortdurend nieuwe projecten te lanceren en allerlei dingen te regelen, die staat óók onder spanning – maar dat noemen wij eu-stress, goede stress. Statistisch gezien gaat die juist gepaard met minder hartinfarcten en een langere levensduur. Denk maar aan Arthur Rubinstein, de Chopin-pianist: die man heeft een hels leven geleid, heeft hele nachten doorgedronken, veel plezier gemaakt, veel gelachen – en zo iemand wordt dan 92 of 93 jaar oud. Hetzelfde zie je gebeuren met grote geesten in wetenschappelijke milieus, maar ook in managementskringen… Denk gewoon maar aan de typische Vlaamse ondernemer, die voorzitter is van de raad van bestuur van drie bedijven, zelf zijn eigen firma heeft en in zijn serviceclub ook nog duizend-en-één initiatieven opzet. Maar dan hebben we het dus over een type stress waarbij je het gevoel hebt dat je alles onder controle houdt: ‘Waw, ik ben met veel bezig, maar ik heb het allemaal perfect in de hand.’
» Bij negatieve stress geldt het omgekeerde: dan spreken we over mensen die het gevoel hebben dat ze controle verliezen, dat ze geen greep meer hebben op de situatie. In plaats van oplossingen zien ze overal problemen, in plaats van uitdagingen onoverkomelijke hindernissen. Ze denken almaar door: ‘Het gaat hier mislukken’ en komen zo in een negatieve vicieuze cirkel terecht.
» Misschien interessant voor u: het gaat gewoon om een verschil in perceptie – de manier waarop je tegen de dingen aankijkt. Daar is ook een wetenschappelijke verklaring voor: het heeft iets te maken met het stress-hormoon adrenaline, en waarschijlijk ook met andere hormonen waarvan we de werking nog niet goed kennen. Als je een te hoog adrenalinegehalte hebt, wordt je geheugen voor negatieve herinneringen gestimuleerd. Ik geef een voorbeeld uit het dagelijkse leven. Een koppeltje is pas getrouwd, heel gelukkig, en houdt een romantisch diner: ‘O schat, herinner jij je nog onze eerste slow?’ Alle goeie herinneringen komen naar boven. Maar drie dagen later stapt een van beiden met het verkeerde been uit bed, en dan gaat het van: ‘Gij, godverdorie, gij trekt op uw vader! Die buit uw moeder óók zo uit. En weet ge nog toen ge de tube tandpasta verkeerd hebt uitgeknepen?’ Dat is een alledaagse illustratie van het probleem: als je onder negatieve stress staat, herinner je je alleen nog maar negatieve dingen. Dan denk je niet meer helder en je vindt geen oplossingen meer voor problemen. En omdat je geen oplossingen vindt, ga je slechte beslissingen nemen. En omdat je slechte beslissingen neemt, gaan je resultaten erop achteruit. Dat is de negatieve spiraal waarin je stilletjes aan wegzakt.»

<HUMO> Maar waaraan merk je dat je aan het wegzakken bent? Wat zijn de lichamelijke symptomen van stress?
<Koeck> « Een hogere bloeddruk, hartkloppingen, zweten… Als dat tijdelijk voorkomt, heel eventjes maar, is dat niet zo erg. Maar als het chronisch wordt, zit je in de problemen. Zeker ook als je ziektetekenen begint te vertonen als concentratieverlies, angstaanvallen, maagzweren, depressiviteit…»

<HUMO> Volgens een Amerikaanse stress-test loopt het fout als je in de ochtendkrant liever de overlijdensberichten leest dan de strips.
<Koeck> « Dat voorbeeld had ik nog niet gehoord, maar het past uitstekend bij wat ik net zei: een van de eerste signalen van stress is, dat je meer oog krijgt voor negatieve dingen. Alles wat je overkomt, begin jeook negatief te beschrijven: ‘Die heeft mij dat aangedaan, mijn baas is zus en zo…’. In plaats van te zeggen: ‘Ik ga dit of dat doen’. Je wordt krikkel, wrevelig, je barst bij het minste in tranen uit. Kortom, je ziet de wereld als iets wat je overvalt, je laat je omgeving je gedrag sturen in plaats van omgekeerd.»

<HUMO> Je hoort wel eens dat dertig percent van de werknemers onder stress gebukt gaat en dat het aantal nog toeneemt. Hoeveel kost dat grapje aan de maatschappij?
<Koeck> « Dat is een heel moeilijke vraag. In België is er nog maar één echt onderzoek gebeurd. Men is toen gaan kijken naar mensen die langer dan één jaar met ziekteverlof waren: meer dan tien percent was louter door stress geveld, en bij een derde hielden de problemen verband met stress. Dan hebben we het uiteraard over een heel extreme populatie – daar kun je moeilijk conclusies uit trekken voor de doorsnee-werknemer. Maar als je de definitie van stress heel breed neemt en ook de mensen meerekent die er ‘een beetje’ last van hebben, zonder dat je er meteen een dokter bijroept, kan ik mij rustig voorstellen dat het om een derde van de beroepsbevolking gaat.
» In elk geval gaat het om een ernstig maatschappelijk probleem. Je moet niet alleen rekening houden met de mensen die met ziekteverlof thuisblijven, er zijn ook veel gestresseerde werknemers die nog wel op hun werk rondlopen maar die niet langer creatief zijn, niets meer presteren, foute beslissingen nemen, en op die manier ook geld kosten aan de maatschappij. Daar bestaan jammer genoeg geen statistieken over.»

<HUMO> Komt stress meer voor bij bepaalde beroepscatergorieën? Hebben arbeiders die ‘met hun handen werken’ minder problemen dan bedienden die ‘met hun hoofd werken’? Staan personen met een verantwoordelijke functie meer onder druk dan hun ondergeschikt personeel? Ben je beter af met een creatieve baan dan met lopende-bandwerk?
<Koeck> « Uit het onderzoek waar we het net over hadden, blijkt dat arbeiders en laaggeschoolden méér stress hebben. Maar ik betwijfel of we algemene conclusies mogen trekken uit die ene Belgische studie. Ik zie in elk geval evenveel stress bij directeurs die bijvoorbeeld de beslissing moeten nemen om anderen te ontslaan, omdat het moederhuis in Amerika dat toevallig zo heeft beslist. De belangrijkste vraag is, of je het gevoel hebt dat je controle hebt over wat je doet. Een bouwvakker met een ploegbaas die onduidelijke richtlijnen geeft, is er volgens mij net zo erg aan toe als een manager die door economische omstandigheden onzeker is over de toekomst van zijn bedrijf.
» Welk soort werk je doet is dus niet zo belangrijk, maar ik voel wel dat een aantal sectoren het tegenwoordig hard te verduren heeft. Een sector waar het naar mijn gevoel zeer, zéér erg is, is die van de informatica. Je weet dat er in België zo’n vijfduizend informatici te kort zijn. Van de mensen die nog niet ‘uitgevallen’ zijn, die dat soort werk nog doén, wordt enorm veel geëist. Ook de objectieve werkdruk kan bijdragen tot het ontstaan van stress: als je meer werk krijgt dan je in acht uur aankunt, zit je in de rats.
» Ook kwetsbaar zijn bedrijven waar reorganisaties op til zijn. De onzekerheid die daarmee gepaard gaat, zorgt minstens een jaar lang voor serieuze stress-problemen.»

<HUMO> Vroeger hoorde je vaak praten over het Peter’s Principle: door opeenvolgende promoties krijgen mensen uiteindelijk een taak die ze niet aankunnen. Zorgt dat ook voor problemen?
<Koeck> « Vroeger, in de meer hiërarchische structuren, kwam dat zeker voor. Maar nu is er een nieuw fenomeen: mensen worden niet meer gepromoveerd, maar ingeschakeld in teams waar ze samen aan projecten werken. Daardoor stijgt de vraag naar mensen met almaar meer vaardigheden. Vroeger konden werknemers normaal gezien aan de slag op een terrein dat binnen hun competentie lag. Nu moeten ze van alle markten thuis zijn. De nieuwe technologie – de computer, Internet – evolueert zo snel, dat ze je op school of aan de universiteit nauwelijks nog kunnen aanleren hoe je die onder de knie krijgt. Die snelle evolutie brengt ook mee, dat je de dingen niet langer voor honderd percent onder controle kunt hebben; je moet gewoon leren het er zo goed mogelijk van af te brengen en aanvaarden dat je nog een en ander moet bijleren terwijl je bezig bent. Vroeger kreeg een secretaresse een cursus dactylografie, en als ze op een bedrijf kwam, moest ze kunnen typen. De huidige secretaresse heeft leren typen, maar op een bepaald moment schuift iemand haar een computer met Wordperfect onder de neus en zegt: ‘Trek uw plan. En als het echt niet gaat, bel mij dan maar op.’ En een tijdje later krijgt de baas het in zijn hoofd om te schakelen naar Word en Access en Excel; hij plant daar een nieuwe computer neer en zegt: ‘Daar rechts bovenaan staat een vraagteken. Als je het echt niet meer weet, klik daar dan op.’ Want iedereen een cursus laten volgen, dat kan niet meer: voor je goed en wel ingeschreven bent, komt de volgende versie van die computerprogramma’s er al aan. Ik zeg het nu een beetje karikaturaal, maar voor veel mensen is het echt zo. En wat wil dat zeggen? Steeds meer mensen moeten leren aan zelf-management te doen. Vanuit ons onderwijs zijn wij daar totaal niet op voorbereid, dus dat kan ook weer voor de nodige spanningen zorgen.»

<HUMO> Worden mensen met stress voldoende serieus genomen door hun huisdokter? Of schrijven ze gewoon kalmeerpillen voor?
<Koeck> « Mja. Maar ik heb de indruk dat dat vermindert, zeker bij jongere artsen, die geen drukke praktijk hebben en dus tijd kunnen maken om te luisteren en te praten. Dat wil nog niet zeggen dat ze ook de nodige vaardigheid hebben om dat proces in goede banen te leiden, maar het is in elk geval beter dan iedereen met een pilletje naar huis te sturen.
» Let wel, medicatie kan nuttig zijn, zeker als je in een echte depressie zit. Voor lichtere vormen van stress schrijf ik óók wel eens een pilletje voor, maar dan alleen maar voor korte tijd – geen weken of maanden maar één of twee dagen – en uitsluitend in de context van een begeleiding, waarbij we het probleem analyseren en nagaan hoe je het kunt oplossen.»

<HUMO> Hoe doet u dat dan?
<Koeck> « Wij praten en stellen vragen, tot mensen zélf oplossingen beginnen te zien. Tot ze zeggen: ‘Verdorie, daar had ik niet aan gedacht, maar het hélpt wel.’ Ze vertellen bijvoorbeeld over de voorbije week: ‘Tja, het ging weer slecht’ en blablablabla. Tot ze op een bepaald moment zeggen: ‘Maar zondagmiddag ging het toch iets minder slecht.’ – ‘O ja? Wat heb je toen gedaan?’ – ‘Er is een kameraad langsgekomen.’ En dan blijkt dat een eenvoudig gesprek met een vriend voor hen een hele opluchting kan betekenen. Als ik hen kan laten inzien dat er zo situaties zijn waarin ze zich toch een béétje beter voelen, zullen ze daarna misschien zelf het initiatief nemen en zulke situaties zelf opzoeken. En zo komen ze uit die vicieuze cirkel weg.»

<HUMO> Het klinkt haast te eenvoudig om waar te zijn. Lukt dat echt?
<Koeck> « Ik denk dat wij gemiddeld vijf gesprekken hebben, telkens zo’n drie kwartier lang, en in 85% van de gevallen is het probleem binnen die tijd opgelost. Dat is veel, maar het is ook logisch, als je ervan uitgaat dat je mensen moet leren hun eigen oplossingen te vinden. Al die bekende technieken die zeggen: ‘En nu moet je een relaxatie-oefening doen’, kunnen ook wel helpen, maar ik daag je uit om op het moment dat je een angstaanval hebt, op de grond te gaan liggen en een relaxatie-oefening te doen. Je zult je gewoon nog angstiger voelen.»

<HUMO> Leidt onbehandelde stress regelrecht naar een hartinfarct of andere ernstige kwalen?
<Koeck> « Dat hoeft niet. Heel wat toevallige factoren kunnen een rol spelen in het verdwijnen van stress: een luisterend oor vinden, iets meemaken waardoor je een nieuwe kijk op de dingen krijgt, een goed boek lezen… Alles kan therapeutisch werken, en stress kan net zo snel overgaan als hij begonnen is. Alleen als het probleem maanden of jaren blijft aanslepen, moet je technische hulp inschakelen.»

<HUMO> Kun je stress bestrijden met huis-, tuin- en keukenmiddeltjes als een knijpbal, yoga in de bedrijfskantine, blote dans tijdens de middagpauze?
<Koeck> « Ik heb nog nooit iemand gezien die beter is geworden van een knijpbal. Dat is pure commercie. Maar ik heb wel al gehoord van mensen die beter werden door een dagelijkse wandeling, een fietstochtje, een bezoek aan hun kleinkinderen, kortom: afleiding. Een standaardoplossing bestaat er niet. Als iemand mij vraagt: ‘Moet ik het zo of zó doen?’ antwoord ik altijd: ‘Dat weet ik niet. Kies gewoon voor datgene waar u zich het best bij voelt.’ Een voorgeprogrammeerde methode, ook als die technisch correct is, heeft naar mijn ervaring maar twintig percent kans op slagen; een methode die de persoon zélf vindt, tachtig percent.»

<HUMO> Wanneer komt iemand op het punt dat u zegt: ‘U kunt maar beter ander werk zoeken’? Of neemt iemand die ‘aanleg’ heeft voor stress zijn problemen overal mee naartoe?
<Koeck> « Dat hangt ervan af. Ik heb mensen gehad tegen wie men had gezegd: ‘Je moet echt ander werk zoeken.’ Maar door samen naar een oplossing te zoeken, kwamen we erachter hoe ze hun baan konden aanhouden. Maar er zijn ook mensen van wie je zegt: ‘Alleen een nieuwe job kan uitkomst bieden’ – zeker als er op het werk conflicten zijn die niet kunnen worden opgelost omdat de hele omgeving tegenwerkt.»

Staf Herten

Download het originele artikel: (pdf) Werkt u wel hard genoeg?

Categorieën
pers

Stressmanagement – Meetbare stress wijkt voor groter competentie

Europese richtlijnen, wetenschappelijk onderzoek en de toetsing met de praktijk stuwen het stressmanagement richting objectivering. Het fenomeen stress wordt steeds beter meetbaar, wat de remedies meer resultaatgericht zal maken. Wie de weerslag van stress op de competenties inziet, kan de ontwikkeling van die laatste aangrijpen om zelfs veel meer te doen dan stress te bestrijden en te voorkomen.

Door de Europese richtlijn over de psychosociale factoren raakte onder meer ook stress opgenomen als een factor in de nieuwe Welzijnswet in ons land, die op haar beurt een stuk uitvoering is van een Europese richtlijn. Deze wetgevende ontwikkelingen zijn niet onbelangrijk voor de manier waarop voortaan met stressmanagement zal worden omgegaan. “Aan het woord is dr. psycholoog Sim Moors, hoofdauteur van het boek ‘Stress & Werk: oorsprong en aanpak’ uit 1994, waarin twaalf deskundigen uit de Benelux en Frankrijk hun onderzoeksbevindingen en ervaringen met de problematiek van stress op het werk bundelden. Het boek werd een referentiewerk in de materie. Sim Moors, de administrateur generaal a.i. van het Nationaal Onderzoeksinstituut voor Arbeidsomstandigheden (NOVA), volgt de ontwikkeling inzake stress op de voet en hij verklaart waarom de wetgevende initiatieven zoveel impact zullen hebben.

De queeste naar vergelijkbaarheid

De nieuwe Welzijnswet legt de nadruk op de risicoanalyse. Dit gaat meestal gepaard met vragenlijstonderzoek, wat dan ook in omvang en belang zal toenemen. Vooral de vragenlijsten met een ernstig referentiebestand zullen aan belang winnen. Zij raken stilaan gestandaardiseerd. Om te weten of de geboekte scores hoog of laag zijn, bestaan er immers geen absolute normen, maar moet men kunnen vergelijken met scores elders, hoe meer hoe betrouwbaarder. Tot nog toe gebeurde het vaak dat men uit bestaande vragenlijsten de meest toepasselijk geachte delen overnam om zo een zeer eigen onderzoek uit te voeren, maar het nadeel daarvan is dat de resultaten aan niets te toetsen zijn.”

Inmiddels zijn er steeds meer goede gestandaardiseerde vragenlijsten. Namen als Spielberg en VOS-D circuleren al langer, maar een recentere lijkt het neusje van de zalm, met name de Nederlandse VBBA-lijst. Sim Moors hierover: “Deze lijst heeft zeer goede psychotechnische kwaliteiten en bevat uitstekende metrische instrumenten.” In België werkt de VZW Quest met deze Vragenlijst Beleving en Beoordeling van de Arbeid (VBBA). Een paar Nederlandse deskundigen stelden hem op punt om er de psychosociale factoren en stress in de werkomgeving mee te onderzoeken.

Leren stress verkopen

De vragenlijst wordt in Nederland naar verluidt op grote schaal gebruikt en zou zeer betrouwbare en bruikbare resultaten opleveren. De VBBA steunt op een gegevensbank met zeer veel vergelijkingsmateriaal en op een grondige inventarisatie van een vijftigtal veel gebruikte instrumenten in de Verenigde Staten, Scandinavië, Duitsland en Nederland. De vragenlijst spitst zich toe op de kenmerken van het werk, de werkorganisatie en relaties op het werk, de arbeidsvoorwaarden en de werkstress. De antwoorden erop geven aan welke aspecten in de arbeid en organisatie verbetering kunnen gebruiken. De resultaten zijn dus adviezen om knelpunten, verzuim en verminderd functioneren in de arbeidssituatie aan te pakken.

Quest geeft een opleiding waarin enquêteurs niet alleen leren hoe ze best de vragen aanbrengen en de antwoorden invullen, maar ook hoe ze de resultaten kunnen interpreteren én ze ‘verkopen’ aan de verantwoordelijken die er lessen uit moeten trekken. De VBBA-gebruiker leert ook de resultaten aanvaardbaar voorleggen en ze als een project voorstellen door er meteen suggesties voor oplossingen aan te koppelen. Het VBBA-gebruik vergt ook voorbereiding. Uit een algemene bedrijfsverkenning zal blijken of de vragenlijst naar de hele organisatie moet of slechts naar een deel ervan, hoe men de enquête logistiek op het getouw zet, of dit wel het geschikte instrument is en of er geen valse verwachtingen worden geschapen.

Beleidsinstrument in de dop

De privévereniging Quest voert de ingevulde vragenlijsten elektronisch in. Zij interpreteert de onderzoeksresultaten en toetst deze aan de normgroep en het landelijk referentiebestand. De vereniging begeleidt ook interpretatieconsulenten en verwerkt de gegevens statistisch. Quest huurt niet toevallig kantoorruimte in het gebouw van het Nationaal Onderzoeksinstituut Voor Arbeidsomstandigheden (NOVA), waarmee ze samen het landelijk referentiebestand beheert. Sim Moors verwondert het niet dat zulke privé-initiatieven nu van de grond komen en hij steunt ze moreel. Stilaan bouwt NOVA met de VBBA-resultaten ook een eigen gegevensbestand uit (naast het al rijke Nederlandse bestand) om ook hier allerhande toetsingen mogelijk te maken. Voor NOVA kan er zo een beleidsinstrument ontstaan. Het instituut wil dan ook gerust met andere partners samenwerken om met even degelijke vragenlijsten het gegevensbestand aan te vullen. Hoe meer men meet, hoe meer men weet. Zo krijgt ook de wereld van het personeelsbeleid bruikbare instrumenten.

“Naarmate de inzichten in het geheel van stressgerelateerde mechanismen groeien, ontdekken we steeds duidelijker dat de stressfactoren ook de elementen zijn die een slechte organisatie veroorzaken,” stelt Sim Moors vast. Hij ziet een vicieuze spiraal ontstaan tussen beide facetten van in feite één probleem. Een goede organisatie is er één met weinig of geen overbelasting van de medewerkers. Die interactie zal het management moeten inzien, meent Moors. Is het dan dweilen met de kraan open, als men stress alleen aanpakt en de slechte organisatie ongemoeid laat? Sim Moors: “Een goede stressaanpak zal de organisatie ook wel ten goede komen.”

Zie de inefficiëntie

Dr. Paul Koeck denkt er net zo over. Deze deskundige zette zijn ervaringen in stressbegeleiding – een begrip dat altijd probleemconnotaties oproept – om tot een model voor competentiebeheer. Want negatieve stress tast de competenties aan, maar positieve stress kan deze in een stroomversnelling brengen. Een van zijn vuistregels om stress op te sporen luidt: let op chaos en inefficiëntie. Naast de fysisch en psychische signalen zoals hartkloppingen, maagzweren, ongewone bitsigheid of emotionaliteit zijn concentratieverlies en wanorde tekenen aan de wand.
De problemen verhelpen doet men volgens Paul Koeck vaak best niet door mensen met de neus op een stressprobleem te drukken, maar door de ontwikkeling van hun competenties aan te pakken. “Dat is de grootste hefboom om negatieve stress om te buigen tot positieve,” meent hij. “De keuze om niet aan de stress te werken, neemt op zich al stress weg, want het voorkomt negatieve beelden. Stressbegeleiding werkt in feite door zijn benaming vaak al stressverhogend.”

Verschenen in PERSONEEL & ORGANISATIE

Categorieën
pers

Overspannen, uitgeput, opgebrand. Interview met Libelle over burn-out

Een burn-out: vaak breekt het pas goed uit in je langverwachte vakantie, waar je je zo moeizaam naartoe hebt gesleept. Juist nu de boog niet langer gespannen hoeft te staan, merk je dat je niet meer tot rust kunt komen, niet meer kunt genieten. Het is op.

Raakt u ’s morgens moeilijk uit bed? Moet u zich elke dag weer naar uw werk slepen? Leeft u van weekend naar weekend, van vakantie naar vakantie? Bent u vaak moe en emotioneel labieler dan vroeger? Zit u voordurend te piekeren? Kunt u zich moeilijk ontspannen? Als u op al deze vragen ‘ja’ antwoordde, kunt u beter even verderlezen. Misschien stevent u wel af op een burn-out, een vorm van psychische vermoeidheid waaraan tegenwoordig zo’n 10% van alle werknemers zou lijden.

Gevaarlijk: het gevoel dat je de controle verliest

Natuurlijk, iedereen heeft wel eens een slechte dag. Maar mensen die kampen met een burn-out voelen zich voordurend ongelukkig in hun job. Ziek van te hard werken? Niet helemaal. Burn-out heeft minder te maken met te veel werk dan met de maniér waarop je werkt. Uiteraard spelen de uren die je presteert, de werkdruk en de waardering voor je werk een rol. Vooral het gebrek aan ‘gevoel van controle’ is vaak doorslaggevend, het gevoel dat je de touwtjes niet meer in handen hebt. Wanneer wordt werken ongezond?

Paul Koeck, stressmanager en hoofd van het Centrum voor Stressbegeleiding: “Positieve stress is gezond. Bij negatieve stress krijg je het gevoel dat je de controle verliest. En dan gaat het fout. In plaats van oplossingen zie je overal problemen. Uitdagingen worden torenhoge hindernissen. Je hebt voordurend het gevoel dat het zal mislukken.” Burn-out ontstaat door langdurige negatieve stress en uitzichtloosheid. Net als heel wat andere aandoeningen uit ‘stress-familie’. Paul Koeck: “Ik plak niet graag etiketten zoals ‘overspannen’, burn-out’ of ‘depressie’, want die kunnen stressgevoelens nog verergeren. Vaak is de persoon in kwestie opgelucht dat hij of zij weet wat er aan de hand is, dat is zo. Maar zo’n etiket kan ook een bevestigend effect hebben. Mensen kunnen zich ‘settelen’ in de diagnose: ‘zie je wel, ik kan er niets aan doen’. Je zorgen maken, is nog een factor die de stress verhoogt. Eigenlijk gaat het vooral om de manier waarop je iets bekijkt. Dat heeft ook te maken met het stresshormoon adrenaline. Te veel adrenaline in het bloed roept negatieve herinneringen op. Onder negatieve stress herinner je je dan ook enkel nog negatieve dingen. Helder denken lukt niet meer, waardoor je geen oplossingen meer vindt voor problemen. En je neemt slechte beslissingen, waardoor de druk alleen maar groter wordt. Uiteindelijk kom je terecht in een vicieuze cirkel en je zakt steeds dieper weg.

Als je jezelf wegcijfert, als je te veel moet van jezelf

Burn-out steekt niet van vandaag op morgen de kop op. Het groeit geleidelijk door een langdurige negatieve werkstress. Ook heeft de ene persoon er sneller last van dan de andere. Bestaat er zoiets als een burn-outpersoonlijkheid? Paul Koeck: “Mensen die zichzelf wegcijferen, weinig assertief zijn en zich bovendien snel laten opzadelen met schuldgevoelens, lopen inderdaad meer risico. Vaak gaat het ook om idealisten en perfectionisten. Ze doen hun job vanuit een innerlijke overtuiging en ze willen hun werk goed doen. Daardoor stellen ze te hoge eisen aan zichzelf. Burn-out komt ook vaker voor bij verpleegkundigen. Zij kiezen vaak voor hun job uit een sociale bewogenheid: ze willen andere mensen helpen. Maar als er veel administratieve taken bijkomen, wordt het soms gewoon te véél…. Ook onderwijzers zijn erg geefgezind. Maar ze worden vaak gepest en getest, waardoor de druk stijgt. De hele problematiek rond drugs op school en de veranderde mentaliteit van de jeugd, dragen ook hun steentje bij…. Uiteraard is naastenliefde een prima eigenschap, maar een gezonde dosis eigenliefde kan zeker ook geen kwaad.”

We staan voordurend voor nieuwe uitdagingen

Stressaandoeningen komen steeds vaker voor, en iedereen kan er het slachtoffer van worden. Het is een teken van deze tijd. Onze maatschappij is voortdurend in beweging. De nieuwe technologie evolueert razendsnel. Voor veel mensen gaat het gewoon té snel. Sommige bedrijven hebben een bedrijfspsycholoog in dienst om werknemers persoonlijk te begeleiden of te ‘coachen’. Maar dat is lang niet overal het geval. Paul Koeck: “Mensen zoeken stabiliteit, veel meer dan verandering. Voorbeelden zijn er genoeg. Je kiest een partner met wie je het liefst de rest van je leven deelt, je sticht samen een gezin…. Aan de andere kant zijn de professionele werkelijkheid én toekomst nog nooit zo onzeker geweest, door de toenemende internationalisering, fusies, de druk van de concurrentie…. We staan voortdurend voor nieuwe uitdagingen en daar moeten we mee leren omgaan. Dat is niet evident. We kúnnen de dingen niet langer voor honderd procent onder controle hebben. De oplossing? Probeer het er gewoon zo goed mogelijk van af te brengen. Om in deze maatschappij te overleven, moet je ook een goede manager zijn van jezelf. Je moet zelf het initiatief van je leven in handen nemen. Zelf de touwtjes in handen proberen te houden. Wie daarin slaagt, loopt al veel minder kans op burn-out.

De signalen herkennen, hoe sneller hoe beter!

Burn-out is geen ziekte die plotseling uit het niets opduikt. Er zijn signalen die het ontstaan ervan aankondigen. Vaak gaat het om allerlei vake klachten zoals vermoeidheid, hartkloppingen, lusteloosheid…. Als je die alarmsignalen tijdig herkent, kun je erger voorkomen. Paul Koeck: “Ook als je alles zwart ziet, gaat het de verkeerde kant uit. Als je bij het minste en geringste in tranen uitbarst. Of als je je zelfs over de kleinste dingen opwindt.” Dingen op lange baan schuiven, kan ook een teken zijn. Of omgekeerd: hard doorwerken, omdat je denkt dat je er dan wel weer bovenop komt. Maar vaak kun je hoofd- en bijzaken niet meer van elkaar gescheiden houden, zodat alles even belangrijk lijkt. Alles maar de boel laten, lukt je niet. Eerst nog snel-snel dit afwerken…. Paul Koeck: “De pijn wordt groter. Je wilt er sneller uit raken en je neemt steeds grotere stappen. Terwijl je net moet leren die grote stappen te vervangen door kleine stapjes.”

Soms lost het zichzelf op, soms niet…

Vaak lossen de problemen zichzelf op, door een toevallig goed gesprek met een vriend, bijvoorbeeld. Of je kunt iets meemaken waardoor je een nieuwe kijk krijgt op de dingen. Ook in een boek kun je jezelf herkennen. Alleen als de problemen blijven aanslepen – en zodra je het gevoel krijgt dat je in een vicieuze cirkel terechtkomt – kun je beter professionele hulp zoeken. Paul Koeck: “Mensen hebben het vaak moeilijk om toe te geven dat ze het niet meer aankunnen. ‘Ik ben toch niet gek, zeker’, hoor je dan. Natuurlijk niet. Vaak komt het er gewoon op neer om juist die ‘switch’ te vinden, waardoor je opnieuw hoopvol naar jezelf kunt kijken. We willen mensen ook leren om zélf oplossingen te vinden voor hun problemen. In tachtig procent van de gevallen slagen we daarin na gemiddeld vijf tot zes gesprekken. We stellen vragen als: ‘Wat was het ook alweer waardoor u zich vorige week wat beter voelde? Een weekendje in het groen? Een gesprek met een goede vriend?’ Als iets helpt, doe dat dan vaker. Klamp je daaraan vast. Probeer kapstokken te vinden. Zo kun je die vicieuze cirkel doorbreken.”

Je zou het ook positief kunnen bekijken

Belangrijk in de stap naar genezing, is dus anders leren denken: de problemen bekijken in een ander kader, in een nieuw perspectief. Paul Koeck: “Mensen hebben altijd twee verhalen. Vaak is het eerste verhaal er één van uitzichtloosheid: het gaat niet meer, ik zie het niet meer zitten. Het probleemverhaal. Want zo gaat het bij een burn-out: het lijkt wel alsof je er altijd last van hebt. Maar in sommige dingen schep je wél plezier. Alleen heb je de neiging om een burn-outervaring te veralgemenen. Je moet dus ook de andere kant van het verhaal zoeken. Vaak is het een kwestie van interpretatie. Als iets niet meteen lukt, kun je jezelf zien als een mislukkeling, maar ook als een doorzetter.

En als je tóch ’n verkeerde keuze hebt gemaakt?

Paul Koeck: “Soms is een andere job inderdaad de enige oplossing. Maar neem die beslissing nooit overhaast. Geef niet halsoverkop je ontslag, kijk liever voorzichtig uit naar een nieuwe baan. En vooral, probeer eerst voor jezelf uit te maken wat je eigenlijk wilt. Maak een plan op van je eigen leven. Waar sta ik? Wat wil ik bereiken? Wat vind ik belangrijk? Hoe wil ik werk en gezin combineren? En overloop die vragen elk jaar opnieuw. Door op tijd na te denken, kun je ook tijdig bijsturen.”

Liever voorkomen…
10 TIPS

  1. Leer nee zeggen. Hebt u zich laten overrompelen? U kunt altijd ergens op terugkomen.
  2. Stel prioriteiten en doe vervolgens één ding tegelijk. Rust even als u iets hebt afgewerkt.
  3. Neem altijd voldoende middagpauze.
  4. Let op de alarmsignalen. Luister naar uw lichaam en grijp op tijd in.
  5. Top niet, maar doe. Piekeren helpt u niet vooruit; vat de koe bij de horens.
  6. Leg de lat niet te hoog. Het hoeft niet altijd perfect te zijn, middelmatig mag ook wel eens.
  7. Laat de anderen niet over u oordelen. Aanvaard uzelf, met uw mindere kantjes.
  8. Luister naar uw gevoel. Probeer te achterhalen waar u zelf warm voor loopt en waar u goed in bent. Vraag u regelmatig af wat echt telt in uw leven.
  9. Bouw een sociaal vangnet uit. Investeer in een aantal goede vrienden en in een sociaal leven. Investeer ook in de relatie met uw partner.
  10. Wacht niet te lang: zoek hulp voor het te laat is. Hoe dieper u wegzakt, hoe langer het duurt voor u er weer bovenop bent.

Journaliste Annegreet van Bergen schreef een boek over burn-out:
“Ik was dus ziek. ‘Ziek’ was een soort geuzennaam voor alle narigheid die me overkwam. ‘Ziek’ was de neutrale noemer waaronder ik al die ellende kon plaatsen zonder dat ik die ziekte nader hoefde te benoemen en bijvoorbeeld zou moeten kiezen uit termen als oververmoeidheid, overbelasting, overspannenheid, overwerktheid of burn-out. Tegenwoordig spreek ik kortweg van burn-out, maar wat maakt het uit welke naam je het geeft? Dat heb ik van mijn psychiater geleerd. Toen ik een paar maanden in therapie was, vroeg ik haar hoe het precies heette wat ik mankeerde. Ze antwoordde dat er minstens twintig termen voor bestonden die elkaar in betekenis weinig ontliepen. Haar diagnose klonk niet erg wetenschappelijk, maar het was een rake typering die aan duidelijkheid niets te wensen overliet: ‘Je bent op. Helemaal oppeldepop.’ … Maanden, nee al jaren, had ik naar oplossingen gezocht hoe ik mijn onrust, mijn slapeloosheid en groeiende vermoeidheid te lijf kon gaan. Ik was meer volkorenproducten gaan eten, plus noten, zaden, bananen en avocado’s, omdat ik gelezen had dat die producten extra gezond zijn voor mensen die last van stress of vermoeidheid hebben. Deze superfoods hebben me beslist geen kwaad gedaan, maar ze boden onvoldoende tegenwicht voor voortdurend leven in opperste staat van paraatheid. … ‘Snel beter worden hoefde niet voor mij’, hield ik mezelf toen voor. ‘Ik wilde vooral goed beter worden’. Want één keer opgebrand raken vond ik niet stom, maar ik had geen zin een tweede keer dezelfde fout te maken. ‘Het is niet erg als je valt, het is veel erger als je blijft liggen’, zei een vriend toen ik die zomer onderuitging. Ik was het helemaal met hem eens, maar ik had geen idee dat ik nog tijden op apegapen zou liggen en dat het bijna een jaar zou duren eer ik weer opgekrabbeld was.”
Uit ‘De lessen van burn-out. Hoe word je er beter van? Een persoonlijk verhaal’. Door Annegreet van Bergen.

Isabelle (36): “Ik wilde bewijzen dat ik het allemaal aankon.
Dat ik mijn alleenstaande-moederschap met een carrière kon combineren”

Isabelle is gescheiden, heeft een dochter van elf en is maatschappelijk werkster in een opvanghuis voor volwassenen. “Mijn ex-man heeft me in de steek gelaten toen Nora, ons dochtertje, amper een jaar oud was. Vanaf dat moment stond ik er alleen voor. En ik ben er tegenaan gegaan. Dat is niet de enige oorzaak van mijn instorting, maar het heeft zeker meegespeeld. En natuurlijk zit mijn aard er ook voor iets tussen: ik ben gedreven, perfectionistisch, wil alles goed doen. Kan moeilijk nee zeggen ook. Dus werd ik hoofd van de afdeling, toen ze me dat vroegen. Ik ging cursussen volgen als dat nodig was voor mijn werk, en lezingen geven. Ik werkte mee aan onderzoeken en schreef rapporten. En ik had op den duur geen privéleven meer. Waarom zou ik? Ik was toch alleen, met mijn kind. Dus offerde ik mijn eigen vakanties op om met de bewoners van het opvanghuis een reisje te maken, en nam Nora gewoon mee. Ook kerst en oudejaar vierden we in het tehuis. Wel gezellig, en tussendoor kon ik nog een klusje afmaken of wat opruimen op mijn kantoor. Ik had niet eens in de gaten hoe verkeerd ik bezig was. En ik vond mijn collega’s die kloegen over werkdruk en werklast maar slappelingen. Tot ik regelmatig last kreeg van vermoeidheid, rugpijn, benauwdheid. Ik merkte ook dat ik op het werk nergens meer enthousiast over kon zijn, dat ik vreselijk opzag tegen alles wat vroeger een uitdaging was geweest, dat ik geen energie meer had. Maar ik dacht: binnenkort neem ik eens een weekje vrij, ga lekker met Nora aan zee uitwaaien, en dan gaat het wel weer. Die week aan de kust ben ik volledig ingestort, lichamelijk en geestelijk. Ik raakte op een ochtend zelfs niet meer uit bed. En nu ben ik thuis, en de huisartsheeft me twee maanden rust voorgeschreven. Twee maanden! En ik, die mezelf altijd zo onmisbaar heb gevoeld, moet nu toegeven dat ze het op het werk wel redden zonder mij. Gelukkig maar, want ik kan niet meer, ik ben op. Of ik al dan niet weer aan de slag ga? Daar kan ik nog niet op antwoorden. Ik wil eindelijk eerlijk zijn met mezelf, en moet dus toegeven dat het wellicht nog een hele tijd zal duren voor ik weer de oude ben. Het is geen kwestie van eens goed uitslapen, of vakantie nemen. Het gaat dieper, dat voel ik nu. Ik heb jarenlang al mijn energie opgebruikt, en moet er nu voor zorgen dat ik weer opgeladen word. Ik moet iets zoeken dat goed voor me is, want ik heb veel te lang niet goed voor mezelf gezorgd.”

Ligt de burn-out op de loer?
TEST UZELF

  • Legt u de lat vaak hoog?
  • Vindt u zichzelf een perfectionist?
  • Kunt u moeilijk nee zeggen?
  • Slaat u wel eens een middagpauze over?
  • Vergeet u wel eens wat?
  • Voelt u zich vaak moe?
  • Hebt u vaak hoofdpijn?
  • Kunt u zich moeilijk concentreren?
  • Lukt genieten steeds minder?
  • Piekert u vaak over uw werk?
  • Gaat u met tegenzin naar uw werk?
  • Staat u op punt de pedalen te verliezen
  • Kunt u maar weinig verdragen?
  • Voelt u zich ‘op’?
  • Verveelt uw werk u?
  • Bent u vaker ziek dan vroeger?
  • Hebt u nergens nog zin in?
  • Kijkt u in uw vrije tijd vooral tv?
  • Drinkt of rookt u meer dan vroeger?

Als u bij deze vragen veelal ‘ja’ zat te knikken, is de kans groot dat u afstevent op een burn-out. Misschien kunt u beter even gaan praten met uw huisarts.

Download het volledig artikel: (pdf) Overspannen, uitgeput, opgebrand & burn-out

Categorieën
pers

Blijf zelf aan de touwtjes trekken

Wel eens ‘s nachts verbinding gemaakt met het BDO netwerk? Of de neiging gehad? Zo ja, dan is de kans groot dat je lijdt aan digitale stress. Maar ook tal van andere symptomen van deze moderne ‘ziekte’ klinken je mogelijk bekend in de oren. Een eerste tip: zet je mobiele telefoon uit, sluit je internetverbinding, neem even rust en lees vooral verder.

Een verhaal over digitale stress begint met een korte les in het functioneren van het menselijk brein. Als je enkele basisprincipes begrijpt, dan begrijp je de spanningen die worden veroorzaakt door de nieuwste mogelijkheden van de techniek. Dat vertelt Paul Koeck, oprichter en voorzitter van Coachteam International. “De eerste”, begint Koeck, “noem ik de omsteltijd. Vergelijk het met zappen. De meeste televisies kennen een aantal milliseconden vertraging bij het veranderen van zender. Hetzelfde principe geldt bij de mens. Switch je van het ene naar het andere informatiekanaal, dan moet je letterlijk omschakelen.” Een ander kenmerk van mensen is hun biologisch ritme. Zo gaat slaap gepaard met cyclussen, bijvoorbeeld de droomfase. “In deze fase koppelt het menselijk brein verschillende soorten informatie aan elkaar. Je legt connecties en maakt associaties en gaat als het ware indexeren. De cyclussen van ongeveer negentig minuten bestaan ook overdag. In elke cyclus klim je op naar een piek. Je focust steeds verder en bereikt een hoge mate van efficiency, rationeel denken en arbeidsproductiviteit. Maar je begrijpt: na de piek komt een dal. Denk aan de namiddagdip, het kopje koffie met een babbeltje of het voor je uit staren.”

Creatieve momenten

Koeck staat nog even stil bij deze schijnbaar improductieve momenten van rust. “Ze worden nogal eens afgedaan als zwak, maar dat is niet zo verstandig. Zodra je veel informatie van uiteenlopende aard op willekeurige momenten hebt ontvangen, dan moet je net als een harde schijf defragmenteren. Je bekijkt onbewust de verschillende gegevens en zet ze op de juiste plaats. Bovendien: vergeet nooit dat het zogenaamde dal een moment van creativiteit vormt. De wetenschap heeft zelfs aangetoond dat de meeste uitvindingen ontstaan op zo’n droommoment. Een heel mooi voorbeeld is de relativiteitstheorie van Einstein. Natuurlijk moet er ook keihard worden gewerkt, maar de combinatie zorgt voor succes.” Creatieve momenten benutten heeft grote voordelen. “Het werkt constructief. Het helpt ons zogenaamde shortcuts te vinden om taken efficiënter aan te pakken. Je ziet dat de meest spectaculaire innovaties ontstaan bij mensen en ondernemingen die deze momenten toelaten.”

‘Iemand die structureel wordt onderbroken, dreigt prioriteiten uit het oog te verliezen’

Escalatie via e-mail

Op naar de werkvloer. Daar waar menigeen na terugkomst van vakantie tientallen, zo niet honderden e-mails moet zien te beantwoorden. Daar waar een stroom aan informatie werknemers continu voor de keuze stelt: antwoorden of laten wachten? En daar waar een sms’je lezen misschien een minuut duurt, maar het weer op gang komen een ander verhaal is. “Je moet je gedachten opnieuw instellen, waardoor je al gauw een dikke vijf minuten bezig bent terug te raken in je concentratie. Hierdoor krijg je niet de kans rustig in één blok van een uur of anderhalf ergens aan te werken.’ Dat heeft zo zijn gevolgen, waarschuwt Koeck. ‘Iemand die structureel wordt onderbroken, dreigt prioriteiten uit het oog te verliezen. Je wordt reactief in plaats van proactief, verliest controle en overzicht. Daardoor heb je steeds minder materiaal om ‘nee’ te zeggen. Je raakt in de war, oververmoeid, bang en onzeker.” De symptomen kunnen ver gaan. “Ik noem het presenteïsme. Het lichaam is nog wel op het werk, maar het creatieve deel van de hersenen functioneert niet meer. Ook thuis merkt je gezin dat je er met je gedachten niet bij bent. Je komt ook privé in een conflictsfeer. Als je niet oppast, stort je je vervolgens nog meer op je werk.”

Kantoor binnen handbereik

Goed onderzoek dat aangeeft hoe groot het probleem werkelijk is, ontbreekt vooralsnog. Maar dagelijkse misverstanden en inefficiënt gebruik van moderne communicatiemiddelen zijn er in overvloed. Koeck geeft een voorbeeld. “In veel gevallen zorgt een persoonlijk gesprekje voor een directe oplossing van een probleem of vraagstuk. Via e-mail kan het echter escaleren. Denk aan het toezenden van een rapport. De ontvanger ziet tussen tientallen nieuwe mails niet de prioriteit en laat het zo twee, drie weken liggen. De afzender stuurt een reminder en er komt een reply, maar de informatie is vaak onnodig lang onderweg met eventuele gevolgen van dien.” Ook herkenbaar is overmatig gebruik van cc. De drempel is laag en de afzender kan tenminste niet verweten worden de ander niet te hebben geïnformeerd. Bekend is ook de mogelijkheid de mail thuis of elders, ook buiten kantooruren, af te handelen. Marcel Donkers kent de praktijk. Sterker nog. “Ik ben een van de veroorzakers”, lacht de ICT-manager. De afdeling voorziet in de noodzakelijke digitale faciliteiten voor de BDO’ers. “Ze kunnen altijd en overal verbinding maken met het interne netwerk. Via laptop, PDA of Smartphone beschikken zij vierentwintig uur per dag over mail, agenda, gegevens enzovoort. Ook op vakantie is je complete kantoor binnen handbereik.”

“Kun je niet om bereikbaarheid heen, maak dan goede afspraken”

Bereikbaar op vakantie

Vakantie. De vraag in hoeverre je tijdens de welverdiende tijd van rust toch bereikbaar moet zijn, is op veel plaatsen actueel. Onderzoek toont aan dat tweederde van de hoogopgeleiden in Nederland gewoon bereikbaar is en dat zeven op de tien regelmatig e-mail checkt. “Het is belangrijk voor de geest om zo nu en dan helemaal leeg te lopen”, adviseert Koeck. “Kun je niet om bereikbaarheid Blijf zelf aan de touwtjes trekken - Digitale Stress- Met de handen in het haarheen, maak dan goede afspraken. Zo is het handig een contactpersoon binnen de onderneming te hebben die vragen en antwoorden goed heeft voorbereid.” Vakantie of niet, aan Marcel Donkers is digitale stress nauwelijks besteed. “Dat heeft vooral te maken met een goede dagindeling. Ook vroeger met de stapel post moest je overzicht en grip zien te houden. Wat dat betreft is er niet veel veranderd.” Marcel herkent desondanks de problemen maar al te goed. “Kijk naar e-mail. De verzendende partij bepaalt of informatie bij jou onder ogen komt. Maar de vraag is: wil en moet je dat wel weten? Ik denk dat veel BDO’ers met digitale stress worstelen. Dat hoor je in de wandelgangen. Je ziet ook dat soms om drie uur ‘s nachts nog verbinding is gemaakt. Vierentwintig uur per dag overladen worden met werk is een uiterste, maar het tussengebied wordt grijzer. Velen vinden het steeds moeilijker balans te vinden.” Marcel vervolgt: “BDO’ers zijn zeer ambitieus en zetten graag een stapje extra. De mogelijkheid van een flexibele dagindeling is zeker met betrekking tot files en voor tweeverdieners met kinderen van groot belang. Onze faciliteiten zijn dan erg handig. Ze kunnen de productiviteit bevorderen. Mits je zorgt dat je zelf aan de touwtjes blijft trekken.” Hans Renckens, lid van de Raad van Bestuur met onder andere de portefeuille ICT, is het daarmee eens. “De mogelijkheden die tot onze beschikking staan, geven rust. Tegelijkertijd schuilt daarin ook een gevaar. De kunst is de techniek zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Helaas heb ik het gevoel dat digitale stress op steeds meer mensen, ook binnen BDO, betrekking heeft. Daar moeten we iets aan doen. Het probleem met e-mail en telefoon is natuurlijk dat het confronterend is. We moeten leren selecteren. Als ik iets moet uitwerken, vraag ik om niet gestoord te worden. Bovendien zet ik de telefoon uit. Als je in vergadering zit, is dat toch ook geen probleem?” Ondertussen gaat de vernieuwing door. Zo werkt het ICT gestaag aan het Kantoor van de Toekomst. Marcel: “We gaan losse applicaties steeds meer bundelen. Straks komt op slechts een plek alle digitale informatie binnen. Bovendien willen we de informatiebehoefte omdraaien. BDO’ers kunnen via een soort abonnement steeds meer zelf aangeven aan welke gegevens zij behoefte hebben.” Dat biedt veel voordelen in de strijd tegen digitale stress. Nadeel van nog meer gestroomlijnde faciliteiten is dat de drempel naar informatievergaring weer iets lager komt te liggen. “Dat is zo”, beaamt Marcel Donkers, “maar gelukkig is wat dat betreft de grootste drempelverlaging al geweest.”

Tijd voor oplossingen

Erkenning van het probleem is van belang vanuit menselijk oogpunt, maar zeker ook voor de onderneming. Een ernstig gestresste of zieke werknemer is immers niet of nauwelijks productief. “Bovendien”, vertelt Koeck, “grote projecten waarin heel veel geld omgaat, kennen schadeclaims in geval van klantontevredenheid. Digitale stress kan ertoe leiden dat de onderneming onvoldoende aan de verwachtingen voldoet. Dit kan in potentie een kostenpost betekenen van heel erg veel euro’s.” Tijd voor oplossingen dus. “Elk individu heeft zijn eigen verantwoordelijkheid. Ook moeten er richtlijnen komen vanuit de onderneming.” In het verlengde ligt timemanagement. “Stel een goed plan op, inclusief voldoende tijdzones om hoofddoelen te bereiken. Plan een buffer in om een aantal verwachte onderbrekingen te kunnen toelaten. Bundel je werkzaamheden zoveel mogelijk, inclusief de beantwoording van je e-mails, en kies een focus van de dag. Zo kom je beter in je ritme.”

PPMT: nog meer digitale stress

PPMT, ofwel Pre- en Post Mail Tension is een ander voorbeeld van digitale stress. Het wordt veroorzaakt door het verkeerd begrijpen van e-mails en de angst dat berichten onder ogen van de verkeerde mensen komen. En zijn die hoofdletters in het sms’je nou opdringerig bedoeld of is gewoon de verkeerde instelling gebruikt? Soms kunnen digitale voorzieningen ook juist wel bijdragen aan de juiste interpretatie. Een tip van Paul Koeck: “Werk zo nu en dan op afstand samen met digitaal vergaderen. Dit is de eerstvolgende pijler van het Kantoor van de Toekomst. Ontvang je, met een open verbinding op de achtergrond, tussendoor een e-mail van de ander, dan begrijp je ook de context beter.”

Tien tips tegen digitale stress

  • 1. Haal e-mails op een aantal vaste tijdstippen op, dus niet de hele dag door.
  • 2. Zet de melding van een nieuwe e-mail onder in beeld uit (bij: extra/opties/voorkeuren/e-mailopties/geavanceerd/ weergave bureaublad).
  • 3. Schakel ringtones uit of kies voor een zachte, ontspannende toon.
  • 4. Schrijf e-mails met respect. Ook in e-mail is het prettig om een aanhef en een vriendelijke groet te lezen. De juiste toon in een e-mail doet veel.
  • 5. Stem met de belangrijkste contactpersonen af welke zaken als dringend worden beschouwd en welke op een ander, vast tijdstip kunnen worden doorgenomen.
  • 6. Denk na over je prioriteiten. Wat is deze week je hoofdprioriTIJD? Geef vervolgens voorrang aan de berichten die je daarbij helpen. Alle andere berichten behandel je op een ander, vast tijdstip.
  • 7. Maak dagelijks tijd om je mailbox op te ruimen of af te handelen.
  • 8. Spreek af dat je alleen e-mails aan jou persoonlijk gericht dagelijks beantwoordt. De e-mails op cc lees je een keer per week. Stuur zelf ook geen onnodige cc’s.
  • 9. Maak gebruik van de mogelijkheden die Outlook biedt bij filtering en sortering van e-mails.
  • 10. Kijk voor nog veel meer tips op www.coachteam.com/tools_stress.html

 

Download het volledig artikel: (pdf) Blijf zelf aan de touwtjes trekken