Tag: digitale stress

Categorieën
Communicatie @nl

Digitale Stress

Over digitale Stress

Digitale stress neemt toe. Informatie komt op elk tijdstip via allerlei wegen bij je binnen en je focus op je doelstellingen wordt afgeleid door deze “interrupts”. Coachteam.com besloot daarom een specifieke e-coaching aan te bieden om mensen te helpen deze communicatie-overlast beter te leren hanteren. Tijdens deze e-coaching leer je:

  • inkomende mails, smsjes, telefoon en GSM anders te hanteren
  • je omgeving op te voeden in wat ze wel en niet van je kunnen verwachten
  • een proactief zelf-management en Priori-TIJDsManagement te hanteren
  • je digitale grenzen aan te geven
  • je e-potentieel effectiever te benutten om je doelstellingen te bereiken

Digitale Stress Tips

Dr. Paul Koeck’s

20 Tips & Tricks tegen Digitale stress

  1. Haal je e-mails maar één (max. 2) keer per dag binnen op een vast tijdstip:
  2. Zet je automatische “send&receive” af in je outlook
  3. Schakel alle belletjes en pop-up schermen op je computer uit: van je e-mails, van je messenger of skype, van je gsm, …
  4. Als je toch een beltoon laat opstaan, doe het dan bvb enkel voor bepaalde contactpersonen én kies dan een zachte, ontspannende toon (niet agressief)
  5. Vertel tegen de mensen op welk uur van de dag ze je WEL mogen storen, bellen, mailen, chatten, en schakel alle toestellen tussendoor uit. Zorg ervoor dat u op die tijdstippen wel bereikbaar bent
  6. Onderhandel met je belangrijkste contactpersonen (je familie, je baas, je belangrijkste klant, …) welke spelregels ze dienen te respecteren om je te bereiken:
    1. Welke dingen zijn zo dingend dat ze je altijd ervoor mogen storen?
    2. Welke dingen kan je in een ‘korte’ wekelijkse vergadering van 15 minuten op een vast tijdstip met hen overlopen? (Elke week op een vast moment tijd geven aan iemand, vermindert zijn/haar nood je telkens te storen)
  7. Denk elke week na over uw prioriteiten “Wat wil ik deze week bereiken?” en “Wat is mijn hoofd-priori-TIJD voor deze week?”
    1. Geef voorrang aan de dingen die je Top-3 prioriteiten van de week vooruithelpen
    2. Voor alle andere inkomende (digitale) berichten (telefoon, gsm, fax, e-mail, sms, …) behandel je die best op één vast tijdstip per dag of per week: beslis telkens of iets belangrijk genoeg is voor jou om te doen
  8. Stel een lijstje op met wie je wel mag storen en wie niet buiten je vast stoor-uurtje per dag
  9. Werk je e-mails DAGELIJKS op een vast moment af: let wel op één vast moment, niet de ganse dag door.
  10. Je kan met je collega’s afspreken dat je ENKEL de e-mails die persoonlijk naar jou gericht bent DAGELIJKS beantwoordt, en dat alle e-mails waar je in cc (kopie) staat en samen met anderen, maar éénmaal per week op een vast moment worden gelezen. In het begin kan je wel op wat weerstand rekenen en moet je je streng houden aan deze afspraken, of ze geloven je toch niet
  11. neem om de 90 minuten zeker 15 minuten pauze, of doe even iets anders om je geest te verzetten; dit beschermt je tegen computer-stress en computerverslaving, ga zeker even weg van je computer.
  12. doe dagelijks (minstens om de 2 dagen) een half uurtje sport.
  13. Als je merkt dat je uren aan de computer blijft plakken, vraag dan aan iemand uit je omgeving, om je telkens na 90 minuten even weg te halen. (Je kan ook software installeren om op vaste momenten je pc uit te schakelen of internet af te sluiten)
  14. Investeer elk trimester een halve dag om in je outlook of e-mail je spam filters in te stellen en je mails voor te sorteren op basis van enkele “filters”
  15. neem wekelijks een backup van al je informatie, of misschien zelfs dagelijks (raadpleeg een specialst om dit voor je in te stellen)
  16. laat je adviseren in een goede preventieve antivirus bescherming, spam filters en spyware bescherming en geef dit voldoende prioriteit.
  17. Je e-mail adres niet-klikbaar maken tegen spam met deze “Coachteam“
  18. Zoek een vriend of collega als ‘buddy’ om je te helpen je voornemens vol te houden, ofwel een professionele coach
  19. Luister naar je lichaam en neem klachten ernstig: ze willen je vertellen dat je iets niet doet zoals het hoort. Soms zijn deze signalen moeilijk te vertalen, in dat geval, raadpleeg dan een expert om je te begeleiden.
  20. Leer eventueel ademhalingstechnieken, yoga, houdingsadvies te hanteren als je lichaam protesteert
Categorieën
pers

Blijf digitale stress de baas!

Wordt u soms horendol van die eindeloze stroom e-mails?

Of slaat u tilt als de telefoon en gsm tegelijk rinkelen?

Dan lijdt u aan de allernieuwste ziekte: digitale stress!

Dat de gsm een fantastische uitvinding is, zal (bijna) niemand ontkennen. Door dit kleinood kunnen we altijd en overal telefoneren. Handig als u wegens een file niet op tijd zult zijn voor uw afspraak, of als u in de supermarkt graag even met het thuisfront wil overleggen voor het avondeten. Doordat we voortdurend bereikbaar zijn voor de buitenwereld, missen we bovendien geen enkele interessante uitnodiging.

Ook de komst van e-mail heeft ons leven een stuk makkelijker gemaakt. Een e-mail gaat sneller dan een brief, is discreter dan een telefoontje en persoonlijker dan een fax. Maar helaas brengen deze hoogtechnologische snufjes niet alleen comfort met zich mee. De komst van de gsm en e-mail versnelt namelijk ook het levensritme, wat voor sommige mensen wel eens resulteert in een opgejaagd gevoel. Soms worden we zó overstelpt door e-mailberichten dat we niet meer weten wat we het eerst moeten bekijken. Als u op uw werk dan ook nog voortdurend wordt opgebeld op uw gsm, moet u iedere keer stoppen waar u mee bezig bent. En dat kan behoorlijk wat stress veroorzaken.

‘Wordt geen elektronica-slaaf! U hoeft niet altijd bereikbaar te zijn op uw gsm.
Ook e-mails kunt u rustig laten wachten tot het geschikte moment.’

Als u door het bos de bomen niet meer ziet…

Natuurlijk heeft niet iedereen die veel mails ontvangt of vaak wordt opgebeld, last van digitale stress. Hoe kunnen we de slachtoffers van de moderne technologie herkennen? Hoe weet u of uw stress misschien van digitale oorsprong is?

Paul Koeck, arts en stressbegeleider, geeft cursussen over ‘stress door e-mail en gsm’ en is dus specialist ter zake. “Als u er maar niet in slaagt om uw mailbox leeg te maken, als u uw mailtjes naar huis begint door te sturen, of ze uitprint om ze ’s avonds thuis rustig te kunnen lezen, hebt u waarschijnlijk last van digitale stress. Bent u gemakkelijk afgeleid door een binnenkomende mail of bent u de draad van uw bezigheden even kwijt telkens als uw werkritme wordt onderbroken door telefoontjes? Ook dat is een symptoom van digitale stress. Net als bij gewone stress, kunt u door digitale stress minder helder denken en minder efficiënt werken. Soms voelt u zich bang en onzeker. U hebt het gevoel dat de wereld u overvalt, dat u de controle op uw omgeving verliest. Door het teveel aan communicatie – de zondvloed van e-mails, de talloze telefoontjes – raakt u in de war en verliest u zich in de details. U werkt niets meer af omdat u bij iedere werkonderbreking niet meer weet wat u nu weer het eerst moet of wilt doen. Vertwijfeld vraagt u zichzelf af: eerst deze mail beantwoorden, de papieren in orde brengen naar aanleiding van dat laatste telefoontje of uw ‘te-doen-lijst’ verder afwerken? Stel u even voor dat u voor elk binnenkomend telefoontje of ontvangen e-mail en plaknotitie op uw bureau zou plakken. Het duurt echt niet lang voor u niet meer weet welke notitie belangrijk was en eerst moest worden afgehandeld.

In de arbeidspsychologie hebben we trouwens een term voor mensen die niet meer efficiënt kunnen werken doordat ze niet langer het bos door de bomen kunnen zien: ‘presenteïsme’. De werknemer is lichamelijk wel aanwezig, maar zijn geest werkt niet zo helder als het hoort. Wie dit soort stress niet aanpakt, komt in een vicieuze cirkel terecht. Door stress bent u immers minder goed in staat om grenzen te trekken en uw tijd logisch in te delen, en kunt u nog moeilijk ‘nee’ zeggen. Dit zijn net de vaardigheden die u nodig hebt om uw werk opnieuw in handen te nemen.

Gsm-stress? Kies uw ‘bereikbare’ uren

Een gsm op zak? Makkelijk, want u bent altijd bereikbaar. Helaas ook op momenten dat u dat liever niet bent. Om het even wat u aan het doen bent, het gerinkel van uw gsm kan u er hinderlijk bij storen. Maak daarom met gezond verstand gebruik van uw mobiele telefoon.

  • Hoe meer u zelf het heft in handen neemt en controle over de situatie krijgt, hoe minder stress. Bepaal zélf wanneer u gestoord wil worden en wanneer u niet beschikbaar bent. Schakel uw gsm bijvoorbeeld nu en dan een uur uit. Of neem de gewoonte om uw gsm uit te schakelen als u werkt – of juist als u niét werkt. Belangrijk is wel dat u in uw boodschap op het antwoordapparaat vermeldt wanneer u wel bereikbaar bent. Bijvoorbeeld: ‘ik ben elke ochtend telefonisch bereikbaar tussen 9 en 10 uur’. Als u dan effectief een uur lang uw telefonische boodschappen beantwoordt, zullen uw contactpersonen dat vrij snel weten en u de rest van de dag minder vaak storen. Uw gsm gewoon uitschakelen is vaak geen oplossing, omdat u dan vaker op uw privénummer wordt opgebeld.
  • Bent u met een dringende job bezig. Laat uw gsm rinkelen en beluister uw mailbox zodra u vrij bent.

Mailbox-stress? Filteren, sorteren, groeperen!

U hebt het vast ook al meegemaakt: u komt terug uit vakantie en u vindt meer dan 300 berichten in uw mailbox. De digitale stress slaat toe. Hoe werkt u deze mails het efficiëntste weg? Hoe verliest u zo weinig mogelijk tijd met het beantwoorden van al die elektronische post?

  • Stel prioriteiten: welke mails zijn belangrijk, welke niet? Alles tegelijk doen, dat kan nu eenmaal niet.
  • Probeer uw mails te filteren, bijvoorbeeld door alle e-mails die u als ‘CC’ (conforme copy) worden doorgestuurd, in een andere map te laten arriveren, zodat u onmiddellijk ziet welke mails rechtstreeks aan u zijn gericht. Zogenoemde junkmail (nutteloze mails, reclame, ongevraagde grapjes, …) vermijdt u ook met een filter.
  • Misschien ontvangt u van een bepaald iemand vaak mails waar u absoluut geen boodschap aan hebt. Vraag hem/haar dan, u dat soort mails niet langer te sturen.
  • Doseer uw ‘mail-tijd’. Bepaal van tevoren hoeveel tijd u wil spenderen aan het lezen en beantwoorden van mails. En bouw er een vast tijdsblok voor in: bijvoorbeeld, elke voormiddag van 10 tot 11 uur.
  • Als u uw mailbox opent telkens het envelopje begint te knipperen, laat u uw werkritme voortdurend verstoren en moet u uw aandacht teveel verdelen. Open dus uw mailbox enkel op gezette tijden, die u zelf bepaalt. Bijvoorbeeld, ’s morgens voor u begint te werken, net na de lunch en een kwartiertje voor uw werkdag erop zit. U zult er versteld van staan hoeveel werktijd u er op die manier bij krijgt!
  • Bewaart u honderden mails waarvan u denkt dat u er ooit nog eens iets mee kunt doen, maar raakt u ontmoedigd omdat die lijst blijft aangroeien? Maak een map ‘te sorteren mails’. Dan begint u met een schone lei, wat psychologisch heel belangrijk is. Maak wel af en toe tijd om die map op te ruimen en zo weinig mogelijk mails over te houden.
  • Bent u geabonneerd op nieuwsbrieven. Laat ze rechtstreeks in de map ‘nieuwsbrieven’ terechtkomen.

De digitale wereld in giga-cijfers

  • Sommige marketingbureaus verwachten dat we in 2002 wereldwijd zo’n 10 triljoen e-mails zullen verzenden. In 2001 waren dat er nog ‘maar’ zowat 31 miljard, wat neerkomt op ongeveer 85 miljoen mails per dag.
  • Inmiddels hebben 6 op 7 Europeanen een mobiele telefoon, waarmee bijna 750 miljoen sms’jes per dag worden verstuurd. En elke dag worden het er nog meer. In België alleen al zouden momenteel dagelijks zo’n 9 miljoen sms’jes de wereld worden ingestuurd, wat neerkomt op 6250 per seconde!
  • In 2001 waren er in België 7.690.000 gsm’s in gebruik. Niet slecht voor een land met ruim 10 miljoen inwoners. Toch hebben niet evenveel mensen in België een mobiele telefoon. Blijkbaar vinden sommigen het handiger om over 2 gsm’s te beschikken: één voor het werk en één privé.
  • Gemiddeld zijn werknemers 49 minuten per dag zoet met het openen en beantwoorden van hun e-mails. Het grootste deel daarvan komt van collega’s. Volgens het Amerikaanse onderzoeksbureau Gartner is een derde van deze mails ‘misplaatst of nutteloos’. Zo wordt bijvoorbeeld vaak ‘bedankt’ of ‘goed ontvangen’ gemaild: overbodige boodschappen. Gebruikers zouden bijna 10 maanden van hun leven spenderen aan e-mail

Download het volledig artikel: (pdf) Blijf digitale stress de baas

 

Categorieën
pers

Digitale Stress: Horendol door e-mail en gsm

U hebt nieuwe e-mail ontvangen. Wilt u deze e-mail nu lezen? Ja – Nee? Laptops en mobiele telefoons zorgen ervoor dat we de hele dag mails, sms-berichtjes en oproepen krijgen. Sommige mensen gaan eronderoor en verzeilen in een digitale stress.
Anita (36) was drie jaar lang een succesvolle account manager. Tot ze volledig instortte. Ze was haar energie kwijt, vergat belangrijke afspraken en was slordig in de uitwerking van de haar toegewezen projecten. Inmiddels is ze al zeven maanden thuis met ziekteverlof. Hoe kon het zo ver komen?
“Anita lijdt aan een moderne ziekte: digitale stress”, zegt de Antwerpse arts en stressbegeleider Paul Koeck. “De dagelijkse stroom e-mails, sms’jes en telefoontjes die ze kreeg, hebben ervoor gezorgd dat ze zich verloor in details en de hoofdlijnen in haar werk en haar leven niet meer kon onderscheiden.” Coachteam, het bedrijf van Koeck, geeft cursussen over stress door e-mail en gsm.

Adrenaline
Paul Koeck: “Stress is niet per se negatief. Het stresshormoon adrenaline maakt ons alert. Het hart pompt extra bloed naar spieren en hersenen, de pupillen worden groter, de gedachten flitsen door je hoofd. Het is dezelfde adrenaline die de zebra kan redden als de leeuw zijn aanval inzet: Gevaar – Reageer – Overleef.”
“Alleen mogen die stresspieken niet te lang duren. Na een korte steile piek moet een relatief lange periode van recuperatie volgen om terug in balans te geraken. En dat is net het probleem bij chronische stress: de recuperatie is nog niet af als er al een volgende stressaanval opduikt.”
“De voortdurende stroom van e-mail, sms’jes en telefoontjes eisen op agressieve toon je aandacht op. Het lijkt of je zo snel mogelijk moet antwoorden op een bericht. Die zogenaamde “interrupts” leiden je af van je echte werk. Als dat de hele dag duurt, krijg je het gevoel dat je niets meer doet.”
“Sommige mensen slagen er zelfs niet meer in hun mailbox leeg te maken. Ze gaan die mails naar huis doorsturen of ze uitprinten om ze rustig ‘s avonds te kunnen lezen.”
“De gevolgen van die druk kunnen verregaand zijn. Men kan geen onderscheid meer maken tussen wat het belangrijkst is en doet de dingen nog maar half. Men gaat zich onzeker voelen en verliest de controle over zijn functioneren.”

Onderzoek
Uit een Europees onderzoek naar e-mailgebruik blijkt dat werkgevers in 2005 veel meer tijd zijn gaan besteden aan het verwerken van hun inbox. Van de ondervraagde internetgebruikers gaf 52 procent aan twee of meer uur per dag te besteden aan het zenden en ontvangen van e-mails. Vijftien procent heeft er zelfs vier uur per dag voor nodig. Dat zijn twee werkdagen per week!
“Stilaan groeit in de bedrijfswereld het besef dat digitale stress een probleem wordt”, zegt Paul Koeck. “In onze individuele coaching zullen wij de mensen leren inzicht te krijgen in hun doelstellingen en prioriteiten. Wat zijn mijn hoofdzaken en hoeveel tijd besteed ik daaraan? Je moet hen leren hun tijd in te delen en om grenzen te trekken. Ze moeten leren nee zeggen door bijvoorbeeld duidelijk af te spreken met de collega’s dat ze nog slechts één uur per dag e-mails lezen. Dat vereist natuurlijk een dosis assertiviteit want je moet je baas en collega’s duidelijk maken dat je een bepaald deel van je tijd niet meer stoorbaar bent.”

Tips tegen digitale stress:

1.      Haal je e-mails maar één (max. 2) keer per dag binnen op een vast tijdstip. Zet je automatische “send&receive” af in je outlook;
2.      Zet alle belletjes en pop-up schermen op je computer af: van je e-mails, van je messenger of skype, van je gsm;
3.      Als je toch een beltoon laat opstaan, doe het dan enkel voor bepaalde contactpersonen én kies dan een zachte, ontspannende toon;
4.      Vertel tegen de mensen op welk uur van de dag ze je WEL mogen storen, bellen, mailen, chatten, en schakel alle toestellen tussendoor uit. Zorg ervoor dat u op die bepaalde tijdstippen wel bereikbaar bent;
5.      Onderhandel met je belangrijkste contactpersonen (je familie, je baas, je belangrijkste klant, …) welke spelregels ze dienen te respecteren om je te bereiken:
a.       Welke dingen zijn zo dringend dat ze je altijd ervoor mogen storen?
b.      Wat brengt je dichter bij je doelstellingen
c.       Welke dingen kan je in een ‘korte’ wekelijkse vergadering van 15 minuten op een vast tijdstip met hen overlopen? (Elke week op een vast moment tijd geven aan iemand, vermindert zijn/haar nood je telkens te storen);
6.      Denk elke week na over uw prioriteiten “Wat wil ik deze week bereiken?” en “Wat is mijn hoofd-priori-TIJD voor deze week?”;
7.      Geef voorrang aan de dingen die je Top-3 prioriteiten van de week vooruithelpen. Voor alle andere inkomende (digitale) berichten (telefoon, gsm, fax, e-mail, sms, …) behandel je die best op één vast tijdstip per dag of per week: beslis telkens of iets belangrijk genoeg is voor jou om te doen
8.      Stel een lijstje op met wie je wel mag storen en wie niet buiten je vast stoor-uurtje per dag;
9.      Werk je e-mails dagelijks op een vast moment af: let wel op één vast moment, niet de ganse dag door;
10.  Je kan met je collega’s afspreken dat je enkel de e-mails die persoonlijk naar jou gericht bent dagelijks beantwoordt, en dat alle e-mails waar je in cc (kopie) staat en samen met anderen, maar éénmaal per week op een vast moment worden gelezen. In het begin kan je wel op wat weerstand rekenen en moet je je streng houden aan deze afspraken, of ze geloven je toch niet;
11.  Neem om de 90 minuten zeker 15 minuten pauze, of doe even iets anders om je geest te verzetten; dit beschermt je tegen computer-stress en computerverslaving, ga zeker even weg van je computer;

Koen VERSTRAETEN,GPD
Interview met Paul Koeck voor de Gazet Van Antwerpen van Vrijdag 17 maart 2006